Запит на пропозицію (RFP) - це документ, за яким ви вимагаєте підрядників для участі в торгах на роботу, яку потрібно виконати. У ньому викладені деталі завдань, необхідна кваліфікація, умови контракту, термін подання та інструкції щодо реагування. Зазвичай ви надсилаєте лист про наміри за кілька тижнів до фактичної пропозиції відповіді у ЗП. Це надає емітенту RFP уявлення про те, скільки відповідей можна очікувати. Незважаючи на те, що ви можете знайти якісний RFP та шаблони листів про наміри в Інтернеті, доцільно спочатку дослідити приклади того, як ви повинні реагувати і що включати або виключати.
Розшифрувати подробиці
Перед тим, як відповісти на RFP, уважно прочитайте його. Зрештою, ваша пропозиція відповіді повинна включати деталі про те, як ви будете робити результати, які відповідають вимогам. Будьте обережні, якщо вимоги RFP не чітко вказують бажані функції або є неоднозначними будь-яким чином. Ви не хочете, щоб у кінці проекту виявилися недостатніми у виконанні вимог. Шукайте показники, які визначають, як буде вимірюватися ваша відповідність. Оцініть штрафні санкції за невиконання та зважте ризик. Зрозумійте, як будь-який підсумковий контракт буде задокументований, підданий моніторингу та вдасться забезпечити виконання угоди. Якщо емітент відкритий для запитань, зв’яжіться з ними, щоб вирішити все, що є нечітким. Потім ви можете з упевненістю надіслати свій лист про наміри.
Базовий приклад і схема запрошення про пропозицію щодо пропозицій
Після того як ви вирішите відповісти, негайно надішліть лист про наміри компанії-учасника, який видає пропозицію, заявляючи, що ви плануєте подати пропозицію. Це гарантує, що ви отримаєте будь-які оновлення або зміни до оригінального RFP. Не надавайте відповіді рукописним листом або користуйтеся електронною поштою, якщо явно не доручено це зробити. Почніть свій лист, вказавши, чому ви зацікавлені. Визначте термін. Включіть свою контактну інформацію. Як приклад тіла вашого листа, він може бути таким же простим, як:
"Ми хотіли б вказати на нашу зацікавленість у відповідній заявці на пропозицію (RFP) і бути повідомлені про будь-які оновлення до того, як ми подамо на необхідну дату."
Можна, звичайно, включити більше деталей. Уникайте задавання уточнюючих питань, які можуть зробити вашу мету неоднозначною.
Що про час переговорів?
Переговори про ціни зазвичай починаються пізніше, наприклад, на початковому етапі ставки, якщо ви зробите перелік. Проте, у листі про наміри можна включити абзац-два, у яких викладені потреби фінансування проекту. Але знайте, що виникнення фінансових питань занадто рано в процесі може вплинути на ваші шанси на зарахування контракту.
Надішліть його надійно
Ви хочете, щоб ваш лист прибув; надішліть його сертифікованим листом, щоб отримати квитанцію з записом про доставку. (Ця поштова служба США пропонує цю послугу за низьку плату; зверніться до їхнього веб-сайту для поточної ціни). Також можна відстежувати інформацію про доставку в Інтернеті. Потім ви повинні бути готові написати фактичну пропозицію, щоб визначити договірні права та обов'язки.
