Перехід без паперу є важливим кроком для бізнесу, який хоче взяти участь у зеленому житті. За оцінками EPA, американці щорічно використовують близько 99 мільйонів тонн паперу, а папери становлять 34% відходів у цій країні. Якщо ви регулярно надсилаєте рахунки та інші повідомлення своїм клієнтам поштою, ви повинні сповістити їх про свій намір пройти безпаперову заздалегідь.
З'ясуйте та визначте свій графік для безпаперової, а також будь-які вимоги, які клієнт повинен виконати для отримання паперових рахунків. Наприклад, у багатьох випадках вам може знадобитися отримати дозвіл клієнта на припинення надсилання паперових заяв поштою, перш ніж перейти на безпаперовий платіж.
У разі необхідності змініть умови угоди, щоб включити оновлення щодо безпаперового виставлення рахунків. Включіть інформацію про те, чи є вона необов'язковою або необхідною для клієнтів, які йдуть вперед.
Створіть своє повідомлення із чіткими інструкціями щодо того, як клієнт може підтвердити отримання Вашої інформації щодо безпаперового виставлення рахунків. Наприклад, на додаток до повідомлення про активну дату для безпаперового виставлення рахунків, ви можете також включити веб-сайт або телефонну лінію для ввімкнення.
Включіть сповіщення про ваше рішення про перехід на паперову нотатку в розділі повідомлень останніх паперових рахунків клієнту. Виділіть область кольором або шрифтом, що виділяється, щоб привернути його увагу. Обов’язково вкажіть свої оновлені терміни з цими розсилками.
Відправити клієнтам окрему листівку "нагадування", що містить повідомлення про намір припинити розсилання паперових рахунків.
Надішліть листа електронною поштою до списку клієнтів, щоб повідомити їх про ваше безпаперовий платіжне рішення. У цьому випадку можна безпосередньо зв'язати клієнта з вашим веб-сайтом, щоб зробити вибір на вибір, якщо це необхідно.
Поради
-
Поясніть деякі переваги, які виникають у зв'язку з бездокументальними повідомленнями клієнта.
Зверніться до юриста, перш ніж перейти до безготівкового розрахунку, щоб забезпечити дотримання всіх державних і федеральних законів.
