Немає жорстких правил під час написання до декількох людей, що складаються з ради директорів, а це означає, що у вас є кілька варіантів звернення до вашого листа. Як правило, ви підготуєте одну букву, коли плата настільки велика, що вона стає громіздкою, щоб звертатися до кожного режисера окремо. Для дрібних дощок можна написати окремий лист для кожної особи і використовувати позначення "копіювати" для посилання на інших одержувачів.
При написанні до великої ради
Якщо рада складається з п'яти або більше осіб - це число є керівництвом, а не правилом - звичайно готують одне листа, адресоване правлінню як групу, і відправляють поштою компанії, якою вони керують. Ось приклад:
Рада директорів
ABC Property Corporation
123 City Street
Сан-Франциско, Каліфорнія 94105
Ваше привітання має бути прочитане "Шановні колеги директорів:" або "Шановні члени ради:", за якими йде двокрапка, а не кома. Якщо ви є власником бізнесу або іншим членом ради директорів, прийнятно використовувати неофіційне вітання "Шановні колеги" або "Шановні всі!"
Використання блоку розподілу
Оскільки багато рад зустрічаються нечасто, можливо, раз на місяць або близько того, ви можете надіслати копію групи листів кожному окремому члену ради на їхній домашній або постійній діловій адресі. Це гарантує, що ваш лист буде прочитаний і може бути прийнятий до наступного засідання правління. Щоб досягти цього, напишіть блок розповсюдження в кінці листа, в якому перераховуються ім'я та адреса кожного члена ради. Роздрукуйте кілька копій листа та надішліть копію кожній особі у списку розсилки.
При написанні до невеликої дошки
При зверненні до меншої ради директорів - наприклад, з трьома або чотирма директорами - ви повинні перераховувати кожного одержувача по імені. Ваш блок адрес тепер виглядає приблизно так:
Пані Робін Бірч, Голова
Г-н Джек Хаслам, директор
Доктор Олівія Блоуер, директор
Правління ABC Property Corporation
123 City Street
Сан-Франциско, Каліфорнія 94105
Після цього ваше привітання має перелічити імена режисерів у тому ж порядку, що й блок адреси: "Шановні пані Берч, пан Хаслам і доктор Блоуер:" Добре використовувати перші імена, якщо ви добре знаєте одержувачів, і це ваш звичайний спосіб спілкування. Етикет вимагає від кожної людини надіслати окремий лист, тому роздрукуйте та підпишіть оригінал копії листа та конверта для кожного одержувача.
Використання нотації CC
Якщо члени правління розташовані за різними адресами, доцільно написати кожному одержувачу окремий лист. Тут ви повинні використовувати "копію люб'язності" або "копію" нотації, щоб кожен одержувач знав, хто ще отримав лист. Зробіть це, додавши літери "cc:", а потім імена інших одержувачів у нижній частині листа, безпосередньо під вашою підписом і друкованим ім'ям. Ось приклад форматування:
Пані Робін Бірч, Голова
Правління ABC Property Corporation
123 City Street
Сан-Франциско, Каліфорнія 94105
Шановна пані Берч:
Лист
З повагою, Твоє ім'я
CC: Г-н Джек Haslam, доктор Олівія Blower
Ви б звернулися до свого другого листа до "Містер Джек Хаслам" cc'ed до "пані Робін Бірч і доктор Олівія Blower," і так далі. Гарну ідею перевірити всі свої копії, щоб переконатися, що ви включили назви правильних одержувачів і копій.
