Попередні вантажі відправки - це повідомлення, що надається покупцям товарів, щоб повідомити їм, що вантаж перевозиться. Ці прелатери використовуються в основному з закордонними перевезеннями, хоча багато інших компаній, які мають тільки внутрішні операції, також можуть використовувати їх. Час відправлення вантажу часто надсилається клієнту факсом або електронною поштою, отримуючи товар за кілька днів до очікуваної дати прибуття. Це повідомлення дозволяє клієнту підготуватися до прибуття.
Зрозумійте мету для транспортування. Багато компаній відправляють попередньо до уваги клієнта. Він інформує клієнта про деталі доставки очікуваних вантажів. Якщо ви є компанією, яка доставляє товари, надайте вашим клієнтам повідомлення про ввічливість такого роду.
Визначте спосіб надсилання повідомлення. Найпоширеніший метод, який використовується для надсилання попередніх повідомлень про відвантаження - це електронна пошта.
Заголовок повідомлення. У верхній частині повідомлення включіть назву "Передача вантажу". Якщо ви надсилаєте повідомлення електронною поштою, напишіть це також у рядку теми. Включіть коротку заяву, яка повідомляє клієнта про те, що це служить сповіщенням про те, що замовлені товари знаходяться на шляху.
Вкажіть деталі замовлення. Передбачення вантажу повинно містити декілька ключових відомостей. Він повинен чітко вказати назву вашої компанії, щоб негайно повідомити клієнта про те, хто надсилає це повідомлення. Вкажіть тип використовуваного способу доставки, номер відстеження та очікувану дату прибуття.
Включіть будь-яку інформацію про митне оформлення. Коли товари поставляються за кордон, є кілька важливих документів, необхідних для завершення. Ці форми, як правило, заповнюються вантажовідправником і транспортером товарів. Митні документи забезпечують можливість митного оформлення товарів. Передбачення вантажу включає цю інформацію, щоб показати клієнтові, що відповідні форми були завершені. Якщо ці форми не виконані належним чином, може виникнути проблема з вантажем.
Додайте інші важливі документи. Зі попередньою відправкою, багато компаній часто надають певні документи, які можуть включати коносамент, комерційний рахунок-фактуру, пакувальний лист або паспорт безпеки матеріалу, який називається MSDS.
Включіть свою контактну інформацію. Це одна з найважливіших деталей, яку містить попередній вантаж. Це, в першу чергу, телефонний номер, який клієнт може зателефонувати, якщо виникнуть будь-які питання, проблеми або проблеми.
