Підприємства використовують різні форми маркетингу та комунікацій щодня. Дизайн та вміст бланку, що використовуються для кожного типу зв'язку, часто є першим, що бачить перспектива про компанію. Хоча дизайн і креативність мають нескінченні можливості, компанії зазвичай дотримуються чотирьох стандартних бланків у діловому спілкуванні.
Стандартний бланк
Стандартний бланк зазвичай посилається на об'єкт в цілому і зазвичай використовується для адміністративних або службово-орієнтованих цілей. Аудиторія, як правило, є загальною і широко розповсюдженою, і лист може бути документом форми, таким як лист за замовчуванням, повідомлення або рахунок-фактура. Стандартний бланк зазвичай включає лише назву та адресу компанії, а також логотип або водяний знак логотипу, якщо компанія має його.
Спеціалізований бланк
Спеціалізовані бланки багато в чому нагадують стандартний бланк, за винятком того, що він зазвичай надходить з конкретного відділу компанії, такого як бухгалтерський облік, юридичний чи маркетинг. Аудиторія може бути більше зацікавлена в області, з якої вони отримують повідомлення. Наприклад, в роздрібній компанії аудиторія може бути групою постачальників для області виробництва компанії або групи аудиторів для зони бухгалтерського обліку компанії. Як і стандартні бланки, спеціалізовані бланки включають назву компанії, адресу та логотип або водяний знак; однак, спеціалізований відділ або область компанії включені, а також будь-які інші зображення або логотипи, притаманні департаменту.
Користувацькі бланки
Користувальницький бланк, як правило, є більш специфічним для інших типів і, як правило, надходить від однієї конкретної особи. Ці бланки зазвичай використовуються для взаємних комунікацій, таких як нагадування або презентації. Вони також використовуються для зовнішніх комунікацій і, як правило, не призначені для використання у формах документів. Використовуючи роздрібну промисловість як приклад, менеджер проекту може мати свій власний фірмовий бланк, який використовуватиметься для відправлення зовнішніх повідомлень своїм незалежним контрагентам. Поряд з назвою компанії, адресою, логотипом і певною областю користувальницький бланк містить також ім'я відправника, а також її контактну інформацію.
Виконавчий бланк
Бланк виконавчої влади схожий на фірмовий бланк, що його призначена аудиторія та предмет є специфічними для однієї особи або випуску. Цей спеціальний бланк зарезервований для персоналу на рівні директора або вище і використовується для цілей, починаючи від кінцевих листів, які пропонують листи. Виконавчий бланк може також з'являтися у формі листа від одного конкретного виконавця. Наприклад, виконавці можуть мати багато різних листів з формою, які надсилаються за замовчуванням. Незважаючи на те, що вони є типовими за характером, реципієнти, швидше за все, покажуть відповідну реакцію при отриманні зв'язку з конкретної вищої позиції, на відміну від отримання формного листа, надісланого кільком одержувачам на стандартному бланку. Виконавчий бланку форматується так само, як і звичайний бланку, хоча він може виділити назву конкретного відправника з більш сміливим або більшим шрифтом. Папір також зазвичай має вищу якість.
Дизайн і формат
Всі фірмові бланки компанії повинні бути унікальними за дизайном, але стандартними, як це можливо, у форматі. Дизайн повинен миттєво показати вашій аудиторії культуру та торговельну марку вашої компанії. Наприклад, якщо ваша компанія має певні маркетингові кольори, логотипи або слогани, вони повинні бути включені до всіх бланків. Якщо ви використовуєте тільки чорно-білий друк, ваш логотип і слоган повинні бути ще більш помітними. Шрифт вашого бланку повинен виділятися; однак, вона не повинна бути переважною чи нерозбірливою для читача. Зокрема, ваш бланку не повинен займати більше сторінки, ніж потрібно.
