Гроші є джерелом життєвої сили будь-якої компанії, і важко бути успішним без хорошого контролю над тим, як надходять ваші доходи. Частина цього процесу створює достатній дохід, щоб бути прибутковим і підтримувати жорсткий контроль ваших витрат. На ще більш базовому рівні це означає контролювати, хто має доступ до банківських рахунків компанії і за яких умов.
Поради
-
Власник рахунку - це особа, яка приймає юридичну відповідальність за обробку рахунку.
Власник рахунку в єдиному підприємстві
Якщо ви працюєте в якості приватного підприємця, керування банківським рахунком просте. Ви будете власником облікового запису так само, як якщо б це був ваш особистий обліковий запис. Ви налаштуєте його таким же чином, з особистим посвідченням та номером соціального страхування.
Ви також надаватимете дві додаткові відомості для бізнесу: ідентифікаційний номер співробітника з IRS - вам потрібно, якщо у вас є співробітники або плануєте їх мати, і, якщо можливо, вигадане ім'я, за яким ви займаєтеся бізнесом.. Ваше ім'я в обліковому записі, тому ви є власником облікового запису за юридичним визначенням.
Зберігайте їх окремо
Коли ваш бізнес складається тільки з вас, ви можете спокуситися пропустити весь процес створення окремого облікового запису для бізнесу і просто використовувати один з ваших особистих облікових записів для обох цілей. Це не те, що ви не можу роби це чи інші люди ні зробіть це, але це дійсно погана ідея.
І вам, і вашому бухгалтерові буде важко відокремити ваші ділові та особисті операції, і це зробить багато додаткової роботи для вас на кінець року і в податковий час. Це не є стійким, якщо ви плануєте розвивати свій бізнес, так що розумніше просто робити все правильно з самого початку.
Дає хтось інший доступ
У більшості підприємств настане час, коли ви занадто зайняті, щоб робити все самостійно. На цьому етапі вам потрібно надати комусь інший доступ до банківських рахунків, щоб вони могли обробляти принаймні звичайні операції та платежі за рахунками. Ці люди не будуть власниками рахунку, як ви, але ви делегуєте їм певні повноваження банку від вашого імені.
У великих компаніях люди, яких ви обираєте, можуть бути керівниками або ключовими членами вашої команди бухгалтерів. У невеликій компанії вона може бути такою ж простою, як надання повноважень для підпису тільки вашим співробітникам. Ваш банк запише свої особисті ідентифікаційні номери та номери соціального страхування так само, як якщо б вони були власниками рахунків.
Власники рахунків у партнерствах
Створення банківських рахунків у партнерстві є досить схожим процесом. Кожен партнер надає персональну ідентифікацію, а також ідентифікаційний номер працівника компанії та його фіктивне ім'я. У цьому випадку вам також доведеться надати копію договору про партнерство та сертифікат про реєстрацію, якщо це товариство з обмеженою відповідальністю.
Будь-який партнер з часткою власності більше 25% і значним контролером, який відповідає за ведення бізнесу, повинен надати додаткову інформацію. У деяких випадках, наприклад, група лікарів, які спільно працюють з клінікою, кожен партнер може мати окремий первинний рахунок, але матиме доступ до вторинного номера рахунку для своїх колективних операцій.
Доступ до облікового запису в інших структурах бізнесу
Більш великі, зареєстровані компанії створюють банківські рахунки аналогічним чином, зі значним контролером і кожним власником 25-відсоткової частки або більше, надаючи банку додаткову особисту інформацію.
У цих випадках компанія може також надати банку операційну угоду з поясненням того, хто відповідає за управління компанією, а також документ, який називається банківським дозволом, в якому пояснюється, які люди мають повноваження створювати рахунки та послуги в банку і на яких умовах. Чим більше компанія, тим більша ймовірність того, що щоденне банківське та чекове письмо проводиться менеджерами відносно низького рівня або бухгалтером, на відміну від власників або вищого керівництва.
Встановлення елементів керування
Важливо мати контроль над використанням банківських рахунків, а особливо за перевірками та повноваженнями платежів. Це може бути таким же простим, як збереження фізичних перевірок компанії під замком і ключем і обмеження ключів декільком довіреним людям. У великих компаніях це не практично, але ви можете налаштувати бухгалтерське програмне забезпечення так, щоб тільки певні люди могли друкувати чеки. Інший поширений контроль полягає в тому, щоб вимагати другого уповноваженого підпису на чеки вище даної суми в доларах, що зменшує ризик шахрайства або розкрадання.
