Багато компаній видають співробітникам кредитні картки для різних закупівель, включаючи канцелярські товари, бізнес-харчування та транспортні витрати. Однак, іноді, працівники можуть зловживати кредитною карткою компанії, замість того, щоб провести її за неправильні види витрат на роботу або, що ще гірше, для особистого користування, включаючи грошові аванси, особисті поїздки, домашні витрати та багато іншого. Як тільки ви дізнаєтеся, що працівник використовував кредит компанії неналежним чином, дійте швидко, щоб інші працівники не дотримувалися прикладу або зловживання продовжувалися.
Перегляньте дані про кредитну компанію, щоб визначити, які з них є невідповідними або не пов'язані з компанією. Виділіть їх і зробіть копії як для фінансового відділу, так і, у разі потреби, для кадрової справи працівника. Це не тільки дає вам уявлення про те, наскільки картка була неправильно використана, але також надає вам точку відліку для використання під час розмови з працівником.
Консультуйтеся з людськими ресурсами, перш ніж поговорити з працівником. Швидше за все, їм потрібно буде перебувати в кімнаті з вами, коли ви запитаєте працівника про звинувачення. Більше того, вони можуть розповісти, як діяти, якщо працівник визнає, що зловживає карткою для особистого користування, особливо якщо він знав, що це проти правил компанії.
Заплануйте зустріч з працівником. Запитайте, чи отримав він копію керівництва компанії, коли отримав картку. Це говорить вам, чи знав він про політику щодо використання кредиту компанії. Дайте йому можливість пояснити і з'ясувати, чи були пред'явлені звинувачення, якщо він навіть несе відповідальність за звинувачення або якщо це просто випадок використання неправильної картки для неправильних типів покупок. Якщо дія була шкідливою і навмисною, то вам може знадобитися вжити дисциплінарних заходів. Тяжкість дисципліни повинна залежати від його загального рекорду, а також від суми, яку він стягує, його готовності визнати свою нескромність і рівень сумління, який він показує. Запишіть розмову, з його дозволу, у разі необхідності продовжувати справу, наприклад, подання кримінальної справи.
Ініціюйте будь-який хід дій, що відповідає рівню зловживання. Якщо це просто питання ненавмисного використання, повторіть рекомендації щодо використання картки та надайте працівникові ще один шанс. Якщо збори були цілеспрямованими, використовуйте керівні принципи своєї компанії для прийняття оптимального рішення та врахуйте історію працівників та характер обвинувачення.Якщо збори зіткнулися з тисячами, це вважається великою крадіжкою в більшості штатів, і у вас не може бути іншого вибору, окрім як звернутися до місцевого відділу поліції і змусити їх переслідувати звинувачення проти працівника.
Інститутуйте більш суворі інструкції щодо використання кредитних карток. Згідно з Inside Indiana Діловий вебсайт, перевіряють збори щомісяця та прапор цих що дивляться підозрілі. Зробіть для працівників правилом запитати, перш ніж робити будь-які витрати на певну суму грошей. Обмежте кількість карток, які ви видаєте співробітникам, дозволяючи лише тим, кому потрібно регулярно купувати товари для бізнесу, щоб підтримувати обліковий запис компанії.
