Як підготувати запис журналу. Хоча ви стежите за своїми комерційними коштами, ви повинні бути організовані за допомогою записів журналу. Відстежуючи дебіти та кредити на постачання, бізнес-витрати, страхування, готівку, доходи, банківські витрати та будь-яку іншу форму валютного обміну, ви можете постійно відстежувати своє фінансове становище. Система моніторингу починається з запису журналу.
Запишіть дату, включаючи рік і час запису в першому стовпці. Знайомство з вашими записами дає можливість легко знайти певний запис пізніше.
Перерахуйте обліковий запис, використовуваний для транзакції. Зверніть увагу, чи відбувався обмін із продажу, грошових коштів, страхування, витрат бізнесу або іншого типу рахунку. Залишайте це коротко, використовуючи скорочення та псевдоніми облікового запису. Для наочності перелічіть всі можливі облікові записи на окремій сторінці для посилання читача.
Зверніть увагу, чи була транзакція дебетовою або кредитною. Дебет означає, що гроші були взяті з рахунку для сплати боргу. Кредит означає, що гроші були внесені на рахунок як платіж.
Запишіть суму угоди. Це просто сума грошей в доларовому форматі обміну в цьому записі. Розглянемо розміщення дебітів у круглих дужках, використовуючи колірні коди або використовуючи знаки плюс і мінус для позначення позитивних і негативних сум.
Опишіть будь-яку інформацію, необхідну для розуміння транзакції, наприклад, ім'я постачальника або зміну доставки. Зберігайте цю інформацію коротко. Читач міг би розуміти додаткову інформацію, не проходячи через занадто багато слів.
