Наявність посібника з політики та процедур онлайн дозволяє будь-якому працівникам переглядати політику та процедури в будь-який час без необхідності турбуватися про останні оновлення. Компай дозволяє уникнути друку декількох паперових копій, необхідних для різних відомств. Перший крок полягає у написанні посібника з політики та процедур, а наступний - до створення безкоштовного облікового запису в Google Docs, веб-інтерфейсі, який дозволяє учаснику завантажувати документи та ділитися ними з іншими. Потім завантажте документ і встановіть рівні дозволів тих, хто може переглядати документ.
Елементи, які вам знадобляться
-
Програмне забезпечення для обробки текстів, встановлене на ПК
-
підключення до інтернету
-
Адреса електронної пошти
Відкрийте новий документ у програмному застосунку для обробки текстів. Коротко опишіть, який зміст необхідно включити до керівництва з політики та процедур. Ви можете розбити посібник за відділом, а потім за завданням у кожному відділі. Обов'язково вкажіть контактну інформацію для ключових співробітників, які відповідають за кожний відділ. Формат і коректування документа. Збережіть свою роботу.
Увійдіть до Інтернету та відвідайте сайт google.docs.com. Створіть обліковий запис, використовуючи призначену робочу електронну адресу з паролем, який містить букви та цифри. Перевірте пошту електронної пошти від Google із інформацією про новий обліковий запис і натисніть посилання для підтвердження в електронному листі, щоб завершити процес облікового запису.
Знову ввійдіть до новоствореного облікового запису. Натисніть кнопку "Завантажити документ" біля вибору меню зліва. З'явиться нове вікно з двома розділами. Ліва панель показує ваш робочий стіл або файли на жорсткому диску, залежно від налаштування. Використовуйте піктограми зі стрілками у верхній частині вікна, щоб перейти до місця збереження інструкцій з політики та процедур. Клацніть на файлі керівництва та процедур, щоб він з'явився у полі "Ім'я файлу". Натисніть "Відкрити". Документи Google покажуть вам рядок стану при завершенні завантаження.
Натисніть кнопку "Назад, щоб керувати документами". Натисніть прапорець поруч із нещодавно завантаженим Посібником з політики та процедур.
Натисніть кнопку "Спільний доступ до документа" на панелі інструментів над посібником. Відкриється ще одне невелике вікно, в якому можна ввести адреси електронної пошти тих, кому потрібно мати дозвіл на перегляд або редагування документа. Якщо ваш керівник не сказав вам по-іншому, зараз виберіть "Переглянути". Якщо натиснути кнопку "Запросити", вона надішле нове повідомлення тим, кого ви перерахували, повідомляючи їм, що є новий документ, який вони можуть переглядати. Тепер у вас є повний посібник з онлайн-політики та процедур.
Поради
-
Ви можете налаштувати параметри, граючи з рівнями дозволу та сповіщення. За бажанням, Документи Google можуть інформувати тих, кого ви запрошуєте, кожного разу, коли в документі внесено зміни. Це дозволяє вашим співробітникам знати, що є оновлена версія для перегляду. Крім того, Документи Google також надають посилання з головної сторінки, щоб поділитися своїм документом як постійним веб-посиланням, що може полегшити розповсюдження в більшій кількості людей і може усунути необхідність щоденного оновлення рівнів дозволів.
Увага
Не діліться паролем Документів Google нікому, кого ви не хочете мати, щоб вносити зміни до облікового запису.
