Процедура подібна рецепту - набору інструкцій, які чітко визначають, хто щось робить, коли це необхідно зробити, як це робиться і який результат повинен бути. Перелічіть кожен крок у порядку, який він повинен заповнити. Складіть декілька процедур у посібнику, який організований за допомогою опису посади, відділу, функції або будь-якого порядку, що робить інформацію найбільш доступною для користувачів посібника. Не плутайте політику з процедурами. Політика є правилами або висловлюваннями позицій; Процедури - це те, що люди дотримуються для здійснення політики.
Елементи, які вам потрібні
-
Існуюча документація, яка може бути ресурсним матеріалом
-
Тематичні фахівці, які знають, як виконувати процедури
Визначте, які процедури документувати. Два способи вибору вмісту посібника полягають у тому, щоб обстежити потенційних користувачів, щоб дізнатися, які завдання вони потребують уточнення або більше інформації, або ви можете віддати перевагу операційним проблемам, які можна вирішити за допомогою чітко визначених процедур.
Збирати інформацію. Людина, яка вже виконує завдання, є вашим найкращим ресурсом, якщо ви не створюєте процедури з нуля. Спостерігайте, як людина виконує завдання і беріть нотатки, або попросіть людину записати для вас всі кроки, пов'язані з завданням, а також будь-які поради або попередження, отримані за допомогою досвіду.
Встановіть макет вашого посібника. Формат у два стовпці робить процедури зрозумілими та легкими для читання. Назвіть кожну сторінку назвою процедури та вкажіть під заголовком список чи абзац будь-яких фактів, які не підпадають під дію, наприклад, як часто виконується процедура, а також поради та попередження. Після цього процедуру слід виконати в таблиці з двома колонками.
Напишіть чорновий проект. У лівій колонці вкажіть особу, відповідальну за процедуру. У правому стовпці вкажіть порядок дій, які виконує людина. Якщо в процедурі беруть участь багато людей, то всі вони повинні чітко бачити, де вони вписуються в процес, і що вони повинні робити.
Перевірити процедури. Попросіть кого-небудь незнайомого з процедурами, щоб слідувати за ними з проекту. Важливо, щоб користувався хтось недосвідченим, тому людина не буде приймати будь-які звичні клавіші швидкого доступу або блиск над незрозумілими пунктами, які інший читач не зрозуміє.
Переглянути проект. Уточнити, додавати, видаляти і переставляти кроки, доки за цими процедурами ніхто не може прочитати цей посібник.
Публікація посібника. Включіть зміст, щоб читачі могли швидко знайти процедури. Додайте глосарій, що визначає будь-яку термінологію, яка є незвичайною або специфічною для вашої галузі.
Поради
-
Не використовуйте елегантний варіант слова, щоб оживити написання. "Віджет" - це віджет кожного разу, а не "елемент" або "пристрій". Послідовно описувати речі може бути повторюваним, але покращує ясність для читачів.
