Запит на пропозиції - це документ, який видається компанією, неприбутковою організацією або урядовим органом, що вимагає відповіді від потенційних постачальників на перелічені вимоги. Незважаючи на те, що RFP відрізняються за розміром, обсягом і формою, вони зазвичай охоплюють подібні теми. Запит про закупівлю звичайно повідомляє постачальників про організацію-спонсора, про те, що він хоче отримати і викласти умови для вибору. RFP зазвичай просить постачальників пояснити, чому вони кваліфіковані, щоб відповісти, як вони мають намір виконати цілі, описані в пропозиції, і ціну, яку вони очікують отримати.
Опишіть мету та сферу дії ЗПП, включаючи товари, товари або послуги, які ви хочете придбати, та кваліфікацію, яку ви очікуєте від постачальника. Це дозволить постачальникам визначити, чи вони мають право, і хочуть відповісти. Вказуючи на те, що Вашій компанії потрібні 10 000 блакитних віджетів за три місяці, Ваша організація шукає місце та обладнання для підготовки та обслуговування 200 порцій їжі щодня для людей похилого віку, або Ваше агентство потребує навчання для поліпшення обслуговування клієнтів, Ви можете зберегти свій і свій час і зусилля продавців.
Напишіть опис вашої компанії, організації або агентства, що надає потенційним постачальникам корисні дані. Оскільки для більшості постачальників це коштуватиме часу та грошей, щоб відповісти на запит RFP, це допомагає встановити майбутні робочі відносини. Поясніть, що ви збираєтеся досягти своїм продуктом або послугою. Визначте людей, яким вони повинні направляти свої питання і листування.
Вкажіть обсяг роботи в повній мірі, щоб постачальники могли робити точні прогнози праці, матеріалів та інших витрат.Вкажіть заплановані дати завершення, щоб вони могли розробити реалістичний графік. Опишіть умови, яких ви очікуєте від них, наприклад, трудові, екологічні та безпекові стандарти. Вкажіть необхідні стандарти роботи та те, як ви очікуєте відстежувати та оцінювати їхні зусилля.
Перелічіть плани, звіти, продукти, послуги та матеріали, які ви очікуєте від них, і коли ви бажаєте, щоб кожен завершив. Постачальники можуть мати обставини, які заважають їм надавати те, що ви просите, коли ви його очікуєте. Відмінності між вашими очікуваннями та постачальниками можуть бути предметом обговорення під час переговорів щодо контракту. Деякі ЗП включають розділ зі стандартними пунктами запропонованого контракту, такі як умови скасування та угоди про конфіденційність
Включіть у свій ЗП критерії, які ви будете використовувати, щоб оцінити отримані вами відповіді, а також спосіб і терміни отримання переможця. Це важливо, щоб уникнути претензій на фаворитизм або інші несправедливі практики. Багато ЗП використовують точкову систему, що призначає бали за такі предмети, як вартість, обсяг роботи, кваліфікація та персонал.
