Програма ділових зустрічей використовується для передачі важливих питань, які будуть обговорюватися на зустрічі. Цей документ дозволяє всім учасникам адекватно підготуватися до тематики зустрічі.
Порядок денний ділової зустрічі повинен відповідати на певні питання: Яка тема для обговорення? Навіщо це обговорювати? Хто буде залучений до обговорення? Хто відповідає за певні теми? Скільки часу буде обговорюватися на зустрічі?
Елементи, які вам потрібні
-
Комп'ютер
-
Додаток для обробки тексту
Створіть новий документ з Порядком зустрічей як назву та ім'я файлу. Для вашої зручності ви можете форматувати ім'я файлу таким чином: Зустріч Agenda_YYYY_MM_DD. Таким чином, коли ви подивитеся в свої папки, будь-який конкретний порядок денний буде легко знайти.
Вкажіть дату зустрічі, місце проведення та імена людей, які присутні на засіданні. Ця інформація виявиться вирішальною, особливо у відстеженні прогресу певної теми, проекту або питання.
Створити таблицю з 5 стовпцями під назвою «Порядок денний ділових зустрічей (дата зустрічі)».
Введіть "Topic" як назву першого стовпця. Потім введіть кожну тему зустрічі для обговорення.
Ключові "цілі / цілі" в якості другого заголовка стовпця. Дуже коротко вкажіть бажаний кінцевий результат для кожної теми під час зустрічі.
Введіть "Команда" в якості третього заголовка стовпця. Зверніть увагу на людей, які будуть нести відповідальність за представлення теми чи виступаючи від її імені. Якщо в темі є лідер команди, обов'язково зверніть увагу на це.
Ключова «Стратегія» як четверта назва колонки. Назвіть, як ви плануєте вирішувати цю тему. Приклади включають «мозковий штурм» для створення ідей, «перегляд» для переходу до обраного результату або проекту, «рішення», якщо необхідно прийняти рішення, або «інформація», якщо загальна інформація повинна бути спільною.
Введіть "Time" як п'яту назву стовпця. Вкажіть кількість хвилин для кожної теми для обговорення. Це необхідно для того, щоб підтримувати гарний потік ідей у залі для зустрічей та забезпечувати структуру Вашої зустрічі.
Збережіть документ після введення всієї відомої інформації в кожному рядку.
Поради
-
Таблиця є лише базовим способом організації тем для обговорення на зустрічі. Ви можете вільно відформатувати програму ділової зустрічі по-різному, до тих пір, поки всі включені елементи.
Важливо виділити достатньо часу для обговорення вибраних тем, але не надто багато часу, інакше дискусії мають тенденцію продовжуватися. Запитайте доповідачів, скільки часу їм потрібно буде представити на свої теми.
Переконайтеся, що всі присутні на засіданні отримують порядок денний принаймні за день до запланованої зустрічі. Це дасть кожному часу можливість підготувати та вжити необхідних змін до порядку денного.
