Організований і розроблений порядок денний засідань гарантує, що всі важливі теми будуть розглянуті на даній зустрічі. Структура структури допомагає керувати напрямком зустрічі, щоб не переходити з однієї теми на іншу, дозволяючи бізнесу вестись більш ефективно. Розпочніть свій план порядку денного ще набагато раніше зустрічі, щоб ви могли створити кілька чернеток і відправити їх учасникам перед зустріччю, щоб дати їм знати, чого очікувати.
Запишіть всі теми, які потрібно обговорити на зустрічі. Почніть якомога ширше. Наприклад, запишіть "Планування", яке може містити кілька підрозділів. Використовуйте будь-які нотатки з попередніх зустрічей, електронні листи та інформацію, які ви повинні забезпечити, щоб усі необхідні теми були записані.
Спілкуйтеся з іншими планувальниками або учасниками зустрічей і запитайте, чи є у них якісь теми, які потребують уваги. Дайте їм кінцевий термін для запропонованих тем і пунктів, щоб у вас було час для проведення будь-яких подальших досліджень або кореспонденції, якщо необхідно, а потім вставте їх у план.
Організуйте свої теми. Шукайте теми, які можуть бути розміщені під великою темою. Якщо ні, пройдіть кожну загальну тему і розбийте її на конкретні пункти порядку денного. Наприклад, порядок денний виробничої зустрічі може містити "конфлікти для репетицій" і "дати для запам'ятовування" в темі "Планування".
Складіть основні теми за важливістю. Вирішіть, які теми повинні бути першими на схемі, на основі того, наскільки вони важливі, скільки часу потрібно для обговорення їх, і особливих міркувань, наприклад, особи, що представляють цю частину зустрічі, наприклад, рано.
Введіть основні теми у вертикальному списку жирним шрифтом, великим шрифтом, шрифтом від 14 до 16 точок. Відступ або вкладка одноразово та кожний підтема безпосередньо під головною темою. Ви можете набирати або пишуть теми та підтеми за вашим бажанням. Включіть будь-які детальні пункти під кожну підтему.
Куля і відступ ці предмети, а також, так що вони сидять під підтемою, просто на своє право. Більшість програм автоматично відступають, куля і номер, коли ви натискаєте "Enter" і "Tab" в кінці основної або підтеми.
Введіть необхідну інформацію про зустріч у верхній частині документа, включаючи назву та дату зустрічі, час, місце розташування, запрошених або очікуваних учасників, а також контактну інформацію для організатора зустрічі, ймовірно, самі.
Запишіть ім'я ведучого кожної теми біля основної або підтеми, якщо це можливо. Зверніть увагу, скільки часу ви надаєте кожній темі. Зверніться до ведучого, щоб переконатися, що ви даєте їй достатньо часу.
