У розділі «Як встановити порядок денний для зустрічі» ви дізнаєтеся 5 речей, які необхідно встановити для досягнення успіху. Добре складений порядок денний слугуватиме для того, щоб тримати вас на задачі і на шляху, дозволяючи учасникам зустрічі підготуватися і відчувати себе невимушено. Ті, хто прийме участь у ваших зустрічах, дякують вам.
Елементи, які вам знадобляться
-
Комп'ютер
-
Електронна пошта
Встановіть теми: Визначте причину Вашої зустрічі та перелічіть теми, які необхідно обговорити. Заохочуйте тих, хто має намір зібратися на Вашій зустрічі, повідомляти теми або пункти, які вони хотіли б бачити включеними до порядку денного. Дайте їм термін, до якого ви повинні отримати ці пропозиції, щоб вони були включені до цієї конкретної зустрічі.
Встановіть пріоритети: тепер, коли у вас є свій попередній перелік предметів, просто витрачайте час на визначення їх пріоритетів у порядку їх важливості або термінах. Пам'ятайте, що у вас не вистачає часу на торкання кожного пункту у вашому списку, тому встановлення пріоритетів допоможе вам вирішити, які елементи обов'язково внесуть до порядку денного.
Встановіть доповідачів: Ви не можете представляти на кожному пункті або вести кожну дискусію. Насправді, мудрий керівник дозволить іншим взяти на себе частку керівної ролі. Нагороджуйте учасників за їхню роботу і покажіть їм упевненість, яку ви маєте в них. Можливо, хтось звернувся до вас про включення певного пункту порядку денного до зустрічі. Візьміть цей випадок, щоб дати їм можливість представити свою зустріч. Підсумок, включіть у свій порядок, хто веде те, що обговорюється. Призначення доповідачів.
Встановіть розклад: визначте відповідну тривалість Вашої зустрічі, а потім оцініть час, необхідний для кожного окремого пункту порядку денного. Не претендуйте на те, щоб досягти занадто багато на одному засіданні. Будьте мудрими і дозволяйте додатковий час для кожної теми. Покладіть в якусь кімнату для ворушіння. Ваш графік буде служити дисципліною, щоб допомогти вам бути зосередженими і залишатися на доріжці.
Встановіть послідовність: іншими словами, дотримуйтеся порядку денного. Не додавати або пропускати елементи. Не переходьте до часу, виділеного на конкретні теми. Не прикладайте і не представляйте, коли хтось інший повинен був провести цю дискусію. Порядок денний є настільки ж ефективним, наскільки це дотримується. З часом ваші учасники прийдуть до поваги та очікують добре написаного порядку денного.
Поради
-
Отримайте свій готовий порядок денний для ваших учасників у достатній час для того, щоб вони прийшли підготовлені і зручні для зустрічі. Використовуйте попередні програми, щоб допомогти вам працювати над поточними і майбутніми програмами.
Увага
Переконайтеся, що ви плануєте перемістити кімнату у свій порядок денний. Не задихайтеся своєю зустріччю з повареним джем.
