Витрати на відрядження є однією з найбільш контрольованих витрат в організації, і встановлення ставок на добу є одним із способів зберегти ці витрати на розумному рівні. Компанії можуть використовувати дані уряду США та інші галузеві дослідження для визначення відповідних середньоденних витрат на харчування мандрівників. Індивідуальні ділові мандрівники повинні завжди пам'ятати про внутрішню політику своїх компаній під час їжі під час подорожі.
Джерела
Адміністрація загальних служб США щорічно встановлює ставки на добові, які включають витрати на харчування та проживання для мандрівників у справах федерального уряду. Багато підприємств використовують це як керівництво при встановленні власних добових або прийнятних тарифів на відшкодування для корпоративних мандрівників. Щодо витрат на харчування, адміністрація загальних служб вивчає кілька тисяч ресторанів кожні три-п'ять років, щоб повідомити про свої ставки та регулярно переглядати запити від мандрівників, щоб перевірити, чи потребують оновлення певних територій. На момент публікації цієї статті ці ставки коливаються від 46 до 71 доларів на день на сніданок, обід та вечерю. Аналогічно, Управління дотацій США встановлює ставки на харчування в міжнародних містах. Інші джерела для встановлення харчових добових включають новини Business Travel News, які щорічно проводять дослідження ресторанів для витрат на харчування в 100 ключових містах ділового туризму США. Ці тенденції перевищують ставки адміністрації загальних служб, оскільки вони враховують харчування та коктейлі в висококласних ресторанах. На момент публікації цієї статті вони становили в середньому 85 доларів на день.
Географія
Незалежно від джерела, ставки за добові їжі часто коливаються за географією. Адміністрація загального обслуговування, наприклад, встановлює стандартну ставку для континентальної частини Сполучених Штатів, але також встановлює окремі ставки в містах, які мають вищі витрати на харчування. Найбільші міста, такі як Нью-Йорк, Чикаго, Лос-Анджелес і Сан-Франциско, залишаються на найвищому рівні. У 2011 році, наприклад, група виділяє 71 долар за щоденну їжу та додаткові витрати в цих містах, порівняно з стандартними ставками в 46 доларів США. Міста другого ешелону, як правило, несуть ставки на день у день цих двох крайностей.
Міркування
Підприємства мають два загальні маршрути при покритті витрат працівників на харчування під час подорожі: вони можуть або встановити і видати добові безпосередньо, або вони можуть безпосередньо відшкодувати працівникам витрати, понесені під час поїздки. Якщо вони вирішили видавати добові на основі стандартів адміністрації загального користування, вони можуть вибирати спрощений метод "високого рівня", а не видавати добові на кожну окрему географію.У цьому методі високодохідні райони - великі і деякі вторинні міста - отримують одну добову ставку, а всі інші області отримують нижчу ставку. Оскільки рівень урядових добових у більшості випадків не є адекватним для покриття більш дорогих страв для виконавчих мандрівників, багато корпорацій вибирають лише відшкодування витрат на їжу, хоча часто вони також випускають ліміти на основі добових ставок, щоб контролювати витрати.
Інформація про податки
Підприємства, які користуються середньою добовою орендою за послуги з надання послуг загального користування за продовольчі та інші витрати на проїзд, отримують одну перевагу в спрощеній звітності відповідно до податкового законодавства про податкову службу. Незважаючи на те, що компанії, які відшкодовують необхідність зберігати детальну інформацію про отримання та інші дані для цих поїздок, ті, які використовують затверджені добові ставки, повинні лише вести облік самої подорожі, а не індивідуальні квитанції про витрати з поїздки. Якщо ви самостійно зайняті, ви також можете використовувати ставки на добові для керівництва, коли вираховуєте бізнес-витрати з податків. Ви можете вирахувати частину стандартної допомоги на харчування, як правило, близько 50 відсотків, як витрати замість збереження кожної квитанції про їжу.
