Незважаючи на те, що слова додатки та додатки часто використовуються як взаємозамінні в ділових листах, вони представляють різні методи включення елементів. У самому суворому сенсі, додаток вважається частиною листа, тоді як додаток розглядається як окремий документ. Для деяких організацій, таких як уряд, використання для кожного окреслено за допомогою кореспонденції, а для інших - прийнятною.
Додавання вкладення
Додаток - це документ, який є частиною ділового листа. Вона додає або додатково описує інформацію в листі. Деякі приклади включають електронну таблицю, яка надає візуальне пояснення фінансового рахунку або прогнозів, графік, який надає графічний перегляд бізнес-тенденцій або бюджету. Під час надсилання вкладеного файлу вкажіть слово «Вкладення» в лівій нижній частині листа з комою і номером додатка. Також слід зазначити в тілі листа, що додається елемент (або додається кілька елементів), які посилюють або додатково пояснюють інформацію в листі.
Включаючи додаток
Додаток - це документ, який є доповненням до ділового листа. Вона може бути самостійною, як власний документ, і не вимагає, щоб діловий лист пояснював, що таке документ або як його тлумачити. При відправці додатку у діловому листі, розмістіть літери "Enc" з комою або напишіть слово "Enclosure" у нижній частині літери з лівого боку. Потім помістіть назву документа. Це попереджує читача, що другий документ включений у листування. Одним із прикладів документа, який підходить для додатку, є резюме, включене до супровідного листа. Резюме відокремлено від букви і легко стоїть самостійно.
Додатки в електронній пошті
У деяких ситуаціях не існує способу розмежування між вкладенням і додатком. Одна з таких ситуацій виникає, коли ви надсилаєте діловий лист електронною поштою. Оскільки не існує жодного варіанту, і електронна пошта є формою електронної передачі, всі документи, надіслані електронною поштою, стають вкладенням. Додаток додається до повідомлення електронної пошти як елемент, який можна завантажити з тілом листа.
Використання федерального уряду
Можуть існувати правила щодо використання вкладень і додатків у деяких галузях федерального уряду. Наприклад, у своєму довідниковому довіднику геологічна служба США описує, як обробляти вкладення та додаток при відправці кореспонденції до них. Згідно з їхнім довідником, ви надсилаєте елемент як вкладення, коли кореспонденція є пам'яткою, а якщо це лист, ви повинні використовувати слово "додаток" для додаткових документів. У будь-якому випадку введіть "Enclosure" або "Attachment" два рядки під блоком підпису. Це дозволяє читачеві шукати корпуси або вкладення. Якщо вони відсутні, попросіть, щоб вони були надіслані, оскільки вони мали бути надіслані з листом або нагадуванням.
Якщо є декілька вкладень або корпусів, вкажіть, скільки таких, як "2 корпусу" або "3 вкладення". Якщо в тексті не вказано, використовуйте двокрапку після слова, а потім назву документа або пояснення на наступному рядку. Наприклад: "Enclosure:" (наступний рядок) відступити два пробіли і додати "Resume of John Q. Adams" без завершення пунктуації. Якщо є декілька додатків або вкладень, які не згадуються в тексті, назві або описуються в окремому рядку. Наприклад: 2 Вкладення: (наступний рядок) відступ двох пробілів і тип: "Резюме Джона А. Адамса" (наступний рядок) відступ двох пробілів і тип: Список нагород і досягнень "без кінцевої пунктуації.
