Якщо написання ділового листа здається складним, може бути корисно знати, що всі ділові листи повинні відповідати основному шаблону. Шаблон можна використовувати для будь-якої бізнес-ситуації, а також можна використовувати в електронній пошті.
Дата
Почніть лист, написавши повну дату вашого листа приблизно на два дюйми від верхньої частини лівого боку паперу. У Сполучених Штатах дати завжди записуються як місяць, дата та рік: 23 квітня 2009 року.
Адреси та привітання
Опустіть один рядок з дати і вкажіть свою адресу на одному рядку, у вашому місті, штаті та поштовому індексі на наступному рядку, а адресу електронної пошти - у третьому рядку. Опустіть ще два рядки та вкажіть ім'я одержувача на першому рядку, її назву на наступному рядку під нею, її назву компанії на третьому рядку, адресу компанії нижче, та місто, штат та поштовий індекс її компанії. Почніть свій лист з "Шановні" і або пані, або п. І прізвище особи, якщо ви не знаєте, що людина використовує інший почесний, наприклад, д-р або рев., За якими йде двокрапка. Верхня частина вашого листа під датою буде виглядати так:
123 Ваша вулиця Ваштаун, ST 12345 [email protected]
Пані Клара Уілс Директор з людських ресурсів 456 Компанія Road Companycity, ST 67890
Шановна пані Уілс:
Тіло
Для тіла вашого листа зробіть кожен абзац вліво вирівняним (навіть з лівим полем) і залиште лінію між абзацами. Ваше письмове повідомлення в тілі листа має бути професійним і доречним: чітко визначте характер листа, причини для його надсилання і що ви сподіваєтеся отримати у відповідь на лист. Розділіть кожну ідею листа на окремий абзац. Якщо у вас є більш ніж один запит або мета для вашого листа, зазначте їх обох у своєму вступному пункті, а потім розглядайте кожен повністю, але окремо в наступних пунктах. Уникайте використання абревіатур або абревіатур, оскільки вони можуть викликати плутанину. Використовуйте правильну граматику і орфографію, і завжди перевіряйте правопис, перш ніж відправити його.
Закриття
Завершіть діловий лист за допомогою "Щиро", або "Щиро Ваш". Висуньте чотири пробіли в друкованому листі і вкажіть своє повне ім'я. Увійдіть у простір між закритим і вашим ім'ям. Надішліть своє ім'я в наступному рядку після закриття.
