Бізнес-лист може містити вкладення, які відновлять інформацію в листі або надають додаткові деталі для кращого розуміння. Термін прикріплення часто змінюється з терміном укладання. Незважаючи на їх схожість, вони не є однією і тією ж річчю. Розуміння відмінностей між ними і те, як цитувати їх у ваших ділових листах, зробить вигляд більш професійним і навіть дасть вам конкурентну перевагу.
Поради
-
При цитуванні вкладення або додатку у діловому листі зверніть увагу на прикріплене ім'я файлу або документа в дужках.
Додаток до додатку
По-перше, переконайтеся, що ви розумієте різницю між вкладеннями та додатками. Хоча обидві дозволяють надати більше інформації та додаткових ресурсів, вони представляють різні речі.
Як випливає з назви, вкладення - це документ або файл, що додається до листа. Вважається, що він є частиною листа, оскільки він висвітлює ключові моменти, пропонує більше інформації або підтримує вашу заяву. Коли ви пишете лист, зверніться до прикріплених документів. Наприклад, ви можете докласти контракт і згадати його в листі разом з відповідною інформацією про те, що вона тягне за собою.
Додатки, з іншого боку, є окремими документами. Наприклад, якщо ви надсилаєте бізнес-лист потенційному новому партнеру, ви можете додати брошуру, дослідження ринку або порівняльну таблицю. Не потрібно посилатися на цей документ у листі. Вибір залежить від вас.
Додатки в тексті
При цитуванні інформації з іншого документа в тексті, використовуйте дужки у поштовій або електронній кореспонденції. Зверніть увагу на прикріплене ім'я файлу або документа в дужках. Припускаючи, що лист посилається на телефонну скаргу, цитата включатиме назву скарги, наприклад: (Додано: Журнал обслуговування клієнтів, 1/5/2017).
Цитування в тексті додають додаткову інформацію до змісту листа. Цитата може посилатися на дані електронних таблиць, транскрипти або інші листи. Використовуйте прості для читання імена файлів, які описують документ. Якщо документ друкується, назвіть його таким же чином. Також прийнятно призначати вкладення літерами букв, наприклад "Вкладення А."
Як посилатися на декілька вкладень
На додаток до використання в тексті цитування вкладень, також нагадайте читачеві про вкладення в кінці листа. Під ім'ям підписувача в лівому нижньому куті введіть "Вкладення". Не обов'язково перераховувати назву всіх вкладень в кінці листа, але це хороша практика, особливо якщо їх багато. Це дасть одержувачу краще уявлення про те, чого очікувати і які файли він або вона потребує найбільше.
Як використовувати корпуси
Додатки не часто згадуються у тексті, але це не є важким правилом. Якщо додатки наводяться в межах ділового листа або записки, використовуйте той самий метод, що описаний для вкладень. Приклади корпусу включають резюме або додаток. Ці файли посилаються в кінці листа під друкованим ім'ям підписувача на лівому нижньому краю.
Використовуйте "Корпус" для одного корпусу та "Корпуси" для більш ніж одного. Також прийнятно додати загальну кількість включених елементів, наприклад, додатків: 4. Якщо документ цитується в листі, але фактично не вкладений до нього, зверніть увагу на це як "без вкладів".
Рекомендований формат уряду
В урядовій кореспонденції іноді робиться диференціація між діловим листом і запискою. У літерах цитування називається "Додаток", тоді як нагадування зазвичай називають "вкладеннями". Ці документи часто називаються в тексті відповідно до приписаної букви, наприклад "Додаток А."
Перерахуйте всі вкладення або додатки, навіть якщо потрібна друга сторінка, щоб належним чином зробити це, вказавши "Вкладення: Сторінка 2." Якщо документ, на який посилається, не доступний, це зазначається, включаючи "w / o encl". дозволити приймаючій стороні знати, що документ не є доступним і тому не вкладений. Зверніться до конкретних урядових організацій щодо специфікацій шаблонів або інструкцій щодо унікального формату.
