У 1980-х і 1990-х роках тільки середні та великі компанії могли дозволити собі дорогі інформаційні системи людських ресурсів (HRIS). Ці програми вимагали великих комп'ютерів і висококваліфікованих програмістів для їх управління та підтримки. Сьогодні практично будь-яка компанія може не тільки дозволити собі, але й потребує, інформаційну систему людських ресурсів. Навіть компанія з менш ніж 10 співробітниками може придбати базову програму HRIS, яка може бути встановлена на настільному комп'ютері для автоматизації основних процесів людських ресурсів.
Що таке HRIS?
По суті, HRIS є базою даних або комбінацією баз даних, які обмінюються інформацією. Наприклад, база даних найманих працівників охоплює всю інформацію, пов'язану з робочими заявками. Коли компанія наймає нового працівника, основна демографічна інформація людини передається іншим модулям HRIS, так що співробітникам HR не потрібно повторно вводити дані.
Автоматизація та оптимізація процесів
HRIS має три основні компоненти - інформацію про працівників, нарахування заробітної плати та вигоди. Вони є основними бізнес-функціями відділу людських ресурсів організації. HRIS допомагає автоматизувати та оптимізувати ці процеси, що звільняє персонал HR для виконання робіт по проекту та вирішення проблем. Наприклад, працівники використовують ідентифікаційний номер або "промахують" ідентифікаційну картку працівника для перевірки кожного ранку електронним годинником, який автоматично передає дані в HRIS. Це виключає необхідність в штатному розкладі працівників вручну вводити робочий час співробітника з паперових карт часу в систему нарахування заробітної плати.
Процес подання на роботу є ще одним гарним прикладом того, як HRIS може зменшити витрати. У багатьох компаніях кандидати подають заявки на роботу через Інтернет. Це означає, що персоналу з персоналу більше не потрібно фізично обробляти, сортувати та пересилати заявки до відповідних підрозділів.
Звітність та підтримка прийняття рішень
Оскільки основні HR процеси автоматизовані і вся необхідна інформація зберігається в підключених базах даних, HRIS спрощує звітність та діяльність з підтримки підтримки прийняття рішень. Більшість систем включають різноманітні стандартні звіти HR, які можуть бути використані для управління бізнесом і планування на майбутнє, такі як: компенсація за період оплати і рік з урахуванням поточного періоду, відсоток учасників, час і відвідуваність працівників. Багато HR системи дозволять користувачам розробляти спеціальні звіти з метою аналізу конкретних питань або визначення тенденцій, які допоможуть керівництву у стратегічному плануванні.
Підтримка правового забезпечення
Ці системи генерують звіти та документацію, необхідні державним і федеральним відомствам, такі як W-2 заробітна плата та податкова декларація, Комісія з рівних можливостей зайнятості EEO-1 та докладний звіт, а також звіт про хвороби та травми праці (OSHA 301). Звіт).
HRIS може допомогти підприємствам з укладеними трудовими угодами шляхом включення вимог угоди до щоденних операцій, таких як відстеження стажу для цілей просування по службі, звільнення та підвищення заробітної плати. Інформаційна технологія також допомагає Департаменту з персоналу контролювати проблеми скарг та результатів роботи працівників.
Посилання HRIS
Залежно від складності системи, програма HRIS дозволить обмінюватися даними та інтегруватися з іншими важливими бізнес-системами, такими як фінанси та управління ланцюгами постачання. Крім того, деякі системи можуть надавати мережеві посилання на своїх медичних страхувальників та адміністраторів пенсійних фондів. Це дозволяє роботодавцю та страховому оператору або адміністраторам фондів швидко та легко обмінюватися інформацією про співробітників.
HRIS також пов'язує відділ людських ресурсів компанії з його керівниками та співробітниками. Використання інтранету - захищеної приватної комп'ютерної мережі, що належить і управляється компанією - працівники можуть вводити свої відпрацьовані години, вступати в програми допомоги або курси підвищення кваліфікації та отримувати повідомлення від відділу кадрів.
