Хоча Digital Age створює менше паперу, попит на електронне зберігання зростає. Керівні принципи, створені командою управління інформацією організації для створення, доступу, зберігання та згодом знищення записів, диктують умови життєвого циклу електронних документів. Життєвий цикл електронних записів включає створення, використання, зберігання та розпорядження для більшості підприємств та державних установ. Деякі організації архівують певні записи, які вважаються безцінними, як останній етап життєвого циклу, коли вони не знищені.
Створення
Однією з найбільших проблем для будь-якої електронної системи управління є документування виникнення нових записів логічним і послідовним чином для майбутнього використання, пошуку та зберігання. Що являє собою запис, встановлюється керівництвом політики організації, яке написано з урахуванням федеральних та державних статутів. Якщо правильно визначити на початку життєвого циклу, запис легко доступний, поки не закінчиться корисність запису і вона знищена. Залежно від організації, деякі записи створюються системою автоматично, коли певні дані вводяться в комп'ютер. Інші системи вимагають від користувача створювати запис вручну.
Використовуйте
Як тільки запис створений в електронному вигляді, він зазвичай розподіляється і використовується як інформаційний інструмент для комерційних або урядових цілей. З цієї причини записи зберігаються в сховищі для легкого доступу. У той час як більшість записів є активними, вони зберігаються, але доступ до них здійснюється через базу даних з ідентифікаційною інформацією, яка мітить запис.
Зберігання та обслуговування
Після того, як файл був використаний і більше не потрібний регулярно, запис часто зберігається як неактивний. Записи повинні зберігатися для доступу до їх знищення відповідно до правил, зазначених як організаційна політика. Частина причини такого наголосу на належному зберіганні стосується питань конфіденційності. Раціональна організаційна політика розглядає безпеку як основну частину відповідального ведення обліку.
Диспозиція
Записи повинні бути доступними протягом певної кількості років, щоб відповідати федеральним і державним законам. Більшість організаційних правил щодо збереження та розміщення записів використовують федеральні та державні статути як мінімальні вимоги до збереження запису. Підприємства ведуть записи для судових процесів, якщо вони змушені захищати певні ділові дії, вчинені в минулому. Наскільки важливим є утилізація записів, важливо. Оскільки електронні файли можуть бути відновлені в експертних руках, дуже важливо, щоб електронні файли були видалені без можливого способу отримання інформації.
