Звіти про прогрес чіткі, з більш формулюванням, ніж квартальні звіти. Останні змінюються у форматі від бізнесу до бізнесу та установи до установи. Проте наступні основні рекомендації стосуються обох: Будьте уважні до своєї аудиторії та того, чого вони очікують знайти у звіті, і зберігайте своє письмо чітким і лаконічним, з серйозним, безглуздим тоном і точним, відкритим і надійним стилем.
Елементи, які вам знадобляться
-
Дані та інформація для включення
-
Гарна програма для обробки текстів, наприклад Microsoft Word
Використовуйте традиційний формат нагадування як для прогресу, так і для квартального звіту. Почніть з дати, прізвища та посади особи, до якої піде доповідь, вашого імені та посади, а також чіткої, лаконічної тематики. Наприклад, темою доповіді про прогрес може бути "Прогрес у проекті інтеграції даних". Рядок теми щоквартального звіту часто є менш конкретним і просто говорить щось подібне "Квартальний звіт для відділу даних, третій квартал 2010 року". Якщо щоквартальний звіт є одним з декількох, що йдуть до однієї особи, переконайтеся, що ви знаєте точний формат, який людина очікує.Читачеві необхідно швидко засвоїти всі вхідні дані і розраховуватиме знайти певні типи інформації в одному і тому ж місці в кожному звіті.
Для звіту про хід роботи, відкрийте короткий огляд прогресу, наприклад, «Проект інтеграції даних просувається за графіком і за бюджетом». Якщо ви шукаєте щось конкретне - допомогу від іншого співробітника або відділу, додаткові кошти тощо - перелічіть його негайно, щоб переконатися, що читач не забуває. Відкрийте квартальний звіт подібним чином, узагальнивши інформацію, що міститься у звіті.
Деталізуйте фон проекту, який можна включити до резюме прогресу, якщо бажаєте, швидко підсумовуючи деталі та описуючи його мету та графік. У рамках квартального звіту можна включити прогрес, досягнутий після останнього звіту, з урахуванням як хорошого, так і поганого. Майте на увазі, що ви хочете бути відкритими і чесними.
Вкажіть у звіті про хід всі закінчені роботи і використовуйте дієслова дій, щоб підкреслити, що ті, хто працює над проектом, були працьовитими. Ви також можете включити конкретні дати, коли фази проекту були завершені або коли частина її активізувалася або виходила в мережу, або що завгодно. На цьому етапі квартального звіту та у відповідному форматі розпочати деталізацію досягнутого прогресу. Перелічіть проблеми, які потрібно вирішити.
Надайте деталі у звіті про хід виконання всіх проблем, з якими стикаєтеся, стратегії їх вирішення та графік їх вирішення або пояснення того, чому проблема триває.
Викладіть графік роботи у звіті про хід виконання, а також досягнення, які ви очікуєте протягом найближчого інтервалу часу. Ви можете завершити звіт загальною оцінкою проекту і тим, що було досягнуто. У квартальному звіті прогнозуйте майбутні можливості та виклики, а також очікувані результати та важливі заходи. Можливо, закінчиться проханням про коментарі, відгуки та ідеї.
