Якщо ваша робота тягне за собою періодичні брифінги для керівників або вищого керівництва щодо функцій вашого департаменту, ймовірно, ви можете поділити це завдання на квартали або тримісячні сегменти. Багато організацій використовують щоквартальні періоди часу для бухгалтерського обліку та фінансових операцій, тому їм знадобиться брифінг, який відповідає цьому періоду часу. Щоквартальний звіт повинен містити резюме та інформацію про прогрес у бізнесі, основні моменти, проблеми та цілі, досягнуті за цей період. Можливо, ви навіть включите анекдотичні посилання, які можуть привести вашу доповідь до життя через фактичні події, що відбулися протягом кварталу.
Дослідження попередніх квартальних звітів
Якщо це перший квартальний звіт, який ви пишете, перегляньте попередні звіти - щоквартально або щорічно. Можливо, до кінця року надсилатиметься інформація, яку потрібно перенести до цього квартального звіту. Також може бути бажаний формат щоквартального звіту. Це, мабуть, добре, якщо ви збираєтеся включити додаткову, релевантну інформацію; однак, дотримуйтеся того ж формату, якщо не вказано інше. Якщо у вас ще немає шаблону з попередніх звітів, створіть його, щоб не створити цей крок наступного кварталу.
Визначте свої джерела інформації
Якщо квартальний звіт не є виключно в межах Вашого компетенції, ймовірно, Вам знадобиться інформація з інших джерел або відділів. Наприклад, якщо ваш звіт потребує фінансових даних, зверніться до відділу бухгалтерського обліку або фінансів і попросіть дані, які потрібні для цього кварталу. Якщо є дані за попередній квартал, запитайте це також у випадку, якщо ви хочете зробити порівняння між двома кварталами.
Перегляньте бізнес-теми для звітування
Збирайте відомості про бізнес-теми, які ви переглядаєте, у щоквартальному звіті. Наприклад, якщо ви керуєте проектом консалтингової фірми, а метою звіту є оновлення команди керівництва про хід виконання декількох різних завдань, розглянути можливість вказування назви кожного клієнта, а також типу залучення як підтеми:
- Ім'я клієнта, тип взаємодії; наприклад, коучинг для виконавців
- Ім'я клієнта, тип взаємодії; наприклад, семінар з розвитку команди
- Ім'я клієнта, тип взаємодії; наприклад, Організаційна оцінка
Для кожної підтеми надайте короткий опис зобов'язання, включаючи персонал, призначений для кожного з них. Якщо ви менеджер проекту, вкажіть своє ім'я та ім'я клієнта, з яким ви спілкувалися протягом цього періоду, а також опис ваших дій як менеджера проекту. Опишіть інші заходи, пов'язані із залученням, наприклад, кількість годин роботи кожного призначеного консультанта та цілі, завдання та досягнення для кожного завдання. Наприклад, ви можете написати,
Консультант ABC Джон Доу створив заходи з розвитку команди для семінару 1 лютого 2019 р. Мета семінару - переглянути результати організаційної оцінки, проведеної 1 грудня 2018 р., Та сприяти проведенню заходів для повторного призначення членів команди до місії організації. "
Ви будете судити про те, скільки деталей ви повинні надати, виходячи з тривалості та формату вашого квартального звіту. Цей розділ формує описовий компонент вашого звіту.
Таблиці корисні
Окрім того, що корисні в поданні фінансової картини для щоквартального звіту, електронні таблиці оцінюються читачами, які стурбовані результатом. Вам не потрібно включати декілька сторінок у свій описовий звіт, але кількісний опис квартальної діяльності надає читачам знімок прогресу бізнесу у вашому регіоні. Використовуючи той самий приклад, якщо ви повідомляєте про декілька завдань, ваша таблиця може відображати початковий бюджет, аналіз запису, витрати на сьогоднішній день та приблизний бюджет для завершення як у доларах, так і в відсотках.
Напишіть Вступ і Висновок
Після того як ви зібрали всю інформацію для вашого звіту і підготували проект, напишіть своє вступ і висновок. Вступ повинен включати період звіту, джерела інформації, відділ або проекти, а також аудиторію. Якщо ваш звіт є тривалим або складним, напишіть резюме, яке містить найбільш релевантну інформацію в резюме на одній сторінці. Висновок має повторювати основні моменти протягом кварталу, а також коротко пояснювати будь-які помітні проблеми, що виникли протягом кварталу, та прогнози на наступний квартал.
