Чотири компоненти зв'язку є кодуванням, декодуванням, середовищем передачі і зворотним зв'язком. Відправник повідомлення особистого або ділового спілкування кодує і передає його через один або більше носіїв до приймача, який його декодує і реагує шляхом надання зворотного зв'язку. У бізнесі ефективні комунікації здійснюються, дозволяє менеджерам мотивувати своїх співробітників і допомагає компаніям взаємодіяти зі своїми зацікавленими сторонами. Погані комунікації можуть призвести до низького морального рівня, втрати продуктивності та відсутності довіри.
Кодування
Перший комунікаційний компонент - це кодування, яке є перекладом ідей та понять у символи та жести. Відправник починає, вирішивши, що повідомлення буде передано. Хороші ідеї часто втрачаються, якщо процес кодування провалений. Наприклад, розмови з невідповідними фактами і заплутаною логікою можуть зробити неможливим мати чіткий і продуктивний діалог з фактами, за словами професора Гарвардської бізнес-школи Джона П. Коттера і професора Університету Британської Колумбії Лорне Уайтхеда. Оманливі комунікаційні стратегії, такі як залякування страху, можуть викликати занепокоєння з приводу уявних ризиків, які також можуть перетворити людей на гарну ідею. Бізнес-автор Теодор Кінні написав у Гарвардській бізнес-школі, що працює на основі знань, що сила комунікації може бути максимальною шляхом інтерпретації фактів, а не просто їх читання, а також використання емоцій та символів для посилення повідомлень та миттєвого спілкування з працівниками.
Середній
Кодоване повідомлення передається через носій або канал. Дві основні категорії бізнес-каналів - усна та письмова. Усні комунікації можуть здійснюватися по телефону або за допомогою Інтернет-технологій, таких як віртуальні телеконференції та веб-трансляції. Письмове повідомлення включає звіти та записки на традиційних паперових носіях або на електронних носіях. Оральні канали швидше, тому що відправник і одержувач можуть використовувати словесні та невербальні сигнали для передачі повідомлень і надання миттєвих відповідей. Ось чому керівники подорожують по всьому світу, щоб укласти комерційні угоди, оскільки встановлення особистого контакту та довіри може бути важким з використанням електронних листів та віртуальних зустрічей.
Декодування
Декодування - це завдання одержувача повідомлення. Вона включає інтерпретацію словесних і невербальних повідомлень, що передаються відправником. Для успішного ділового спілкування процеси кодування та декодування повинні бути синхронізовані. Це вимагає довіри між одержувачем і відправником. Культурні відмінності часто відіграють певну роль у побудові цієї довіри, особливо в інтерпретації невербальних комунікацій. Наприклад, вказуючи пальцем прийнятно в Північній Америці, але вважається грубим у багатьох частинах Азії.
Зворотній зв'язок
Зворотній зв'язок є останнім кроком у процесі комунікації, в якому приймач реагує на повідомлення відправника. Цей сигнал може бути словесним - наприклад, "Так, я думаю, що це відмінна ідея" - або невербальний, наприклад, зітхання або довга пауза, щоб вказати на незгоду. Зворотній зв'язок дозволяє відправнику вжити коригувальних дій шляхом повторної передачі або перефразовування неправильно зрозумілого повідомлення. Однак, зворотний зв'язок має бути наданий швидко, оскільки затримки можуть знищити бізнес-ідеї та призвести до втрати бізнес-можливостей.
