Повне дотримання підзаконних актів вашої корпорації означає, що ви повинні проводити засідання ради директорів, як це передбачено цими законами. Члени Комітету мають контроль над діями, які приймає рада на цих зборах, але вони набагато менше говорять про те, як відбуваються зустрічі. Протоколи засідань, викладені судами як юридичні документи, настільки значні, що, як стверджує бізнес-консультант Картер Макнамара, "… якщо це не в протоколі, це не відбулося".
Дізнайтеся, що відбувається на типовому засіданні ради директорів, розглянувши приклад порядку денного на Довідці з управління. Налаштуйте цей порядок денний відповідно до культури та мети вашої компанії. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Призначте когось, як правило, секретаря ради, щоб провести протокол зустрічі. Протокол повинен містити інформацію, рекомендовану Макнамарою: назву компанії, дату та час зустрічі, який назвав зустріч на замовлення, учасників, зроблені пропозиції, конфлікти інтересів, які заважають учаснику голосування, утрималися від голосування та наведені причини, коли зустріч закінчилася і хто готував протоколи.
Вирішіть, чи присутній кворум - найменша кількість членів, необхідних для вжиття заходів. Як пропонує чиказький комітет адвокатів з громадянських прав відповідно до Закону про право, перевірте підзаконні акти, щоб дізнатися, скільки членів є необхідними для кворуму. У більшості корпорацій буде простою більшістю. Наприклад, колегія з десятьма членами мала б кворум, якщо б присутні шість.
Попросіть голову правління назвати зустріч на замовлення, як у пробних хвилинах з довідки керівництва. Секретар повинен взяти участь у зустрічі, назвавши імена членів правління, які відповіли голосно, якщо вони присутні.
Запитайте, чи розглянули члени правління протоколи попереднього засідання і чи пропонуються зміни. Потім запитайте інших членів, чи згодні вони зі змінами. Зверніть увагу на згоду і розбіжність. Потім проголосуйте, чи повинні бути зроблені зміни. Якщо більшість голосів «так», оголосити, що зміни будуть зроблені та поширені всім членам для затвердження на наступному засіданні.
Попросіть голів комітетів повідомити про події після останнього засідання. Зверніть увагу на те, як зразки протоколів Макнамара стосуються показу учасників, що описують зустрічі або події, які вони відвідували.
Голосуйте за пропозицією членів ради для виконання завдання. Прикладами рухів є наймання консультанта для написання грантів, затвердження списків перевірок та фінансових звітів, а також відправлення подарунків працівникам, які перебувають поза хворобою.
Члени ради директорів повинні повідомляти про «новий бізнес» або майбутні події. Чи відвідують вони конференції, про які повинні знати інші учасники? Чи вони вимагають консультації з певного питання?
Відкладіть зустріч і оголосіть час, коли вона була відкладена. Вкажіть дату, час і місце проведення наступної зустрічі. Вкажіть, чи буде рада продовжувати засідання на «виконавчій» сесії, де не допускаються члени ради.
