Незважаючи на те, що всі збори не повинні суворо дотримуватися «правил Роберта», вони повинні бути заздалегідь сплановані і дотримуватися встановленого порядку денного. Один з найгірших речей, які можуть відбутися на зустрічі, коли лідер втрачає контроль над учасниками, а обговорення йдуть у численних напрямках. У таких випадках мало або зовсім нічого не відбувається, і зустріч закінчується повною марною тратою часу і відміткою проти засновника.
Елементи, які вам знадобляться
-
Порядок денний
-
Накладки паперу
-
Олівці
-
Аудіовізуальні матеріали та обладнання
Плануйте конкретний порядок денний, навіть якщо буде охоплено лише один пункт. Дайте достатньо попередження кожному, хто має дати доповідь. Порядок денний пояснює кожному причину проведення засідання і кінцеву мету. Порядок денний повинен також мати часові рамки, тому ті, хто відвідує, знають, як планувати до кінця свого дня.
Надати присутнім копію документів, які будуть обговорюватися за кілька днів до зустрічі. Попросіть їх бути готовими поговорити про звіт і прийти зі своїми думками та коментарями. Ви не хочете, щоб хтось читав газету, а інші обговорювали її.
Віддайте вдячність кожній людині, яка сприяє зустрічі. Спробуйте отримати вхід від кожної присутньої людини і подякувати кожному за її участь з особистим коментарем.
Надішліть кожному з присутніх наступну записку з основними пунктами, які були зроблені протягом всього засідання. Якщо це офіційна зустріч з прийнятими записками, кожна людина повинна мати їх для перегляду до наступного зустрічі групи.
Поради
-
Не дозволяйте людині приходити пізно до кожної зустрічі. Запізнюватися раз або двічі все в порядку, але кожен раз демонструє повну неповагу.
Увага
Якщо це схоже на те, що зустріч триватиме більше десяти хвилин після того, як буде зазначено в порядку денному, проголосуйте, чи продовжуватиметься або зустрічатися знову.
