З багатьма підрозділами бухгалтерського обліку існують жорсткі правила та правила з точки зору організації, а також що таке не допускається. Це не стосується облікових інформаційних систем. Є дуже багато думок щодо того, що таке АІС і що це не є. Що відрізняє АІС від інших інформаційних систем - це юридичні та професійні обов'язки керівництва та бухгалтерів компанії.
Потоки інформації
Однією з особливостей АІС є потік інформації. Про це свідчить використання піраміди з управлінням на вершині, середнього керівництва, що знаходиться нижче, управління операціями нижче, і операційний персонал, що представляє основу потоку інформації. Інформація, що стосується діяльності компанії, поступає вгору до всіх рівнів управління через персонал. Вище керівництво відповідає перед акціонерами або власниками компанії за отриману інформацію. Внесення цієї інформації до результатів діяльності компанії - це клієнти та постачальники, з якими оперативний персонал має щоденний контакт. Використовуючи цю інформацію, топ-менеджмент фільтрує інформацію про бюджет компанії та інструкції про те, як змінити або покращити щоденну взаємодію з клієнтами та постачальниками. Інформація від постачальників і клієнтів відома як зовнішні інформаційні потоки. Ті, що надходять від персоналу до керівництва та управління персоналом, відомі як внутрішні інформаційні потоки.
Обробка операцій
Ще однією особливістю АІС є обробка транзакцій. AIS обробляє два різні типи транзакцій. Фінансова операція, яка є будь-якою операцією грошового характеру, що впливає на активи або акції організації бізнесу. Нефінансова операція - це рішення, яке, хоча і не вимірюється в грошовому вираженні, може впливати на загальний обліковий стан компанії. Наприклад, якщо компанія вирішує змінити постачальників через істотне зростання цін у поточного постачальника, негайний ефект не має фінансового характеру до моменту розміщення першого замовлення.
Всі операції вводяться в облікову інформаційну систему з метою впливу на прийняття рішень вищого керівництва. Якщо топ-менеджмент усвідомлює майбутнє збільшення витрат, податків або потенційну втрату клієнтів, можна приймати рішення для протидії негативним наслідкам майбутніх подій.
Модель AIS
Типова модель AIS ілюструє ці особливості і включає три різні етапи обробки інформації. По-перше, це збір даних. Він вважається найважливішим з усіх трьох кроків, оскільки, якщо помилки не виявляються, система може створити ненадійний вихід. Двома основними вимогами процесу збору даних є те, що використовувані дані є актуальними та ефективними. Саме на етапі збору даних необхідно зважувати релевантність даних, щоб відфільтрувати всі нерелевантні факти з системи. Ефективність передбачає збирання одного і того ж набору даних лише один раз. Нездатність зробити це призводить до надлишкових даних. Другий крок полягає в обробці даних, або спробі організувати дані таким чином, що керівництво може приймати рішення щодо фінансових рішень компанії. Одним з прикладів може бути використання даних про продаж для прогнозування очікувань майбутніх продажів. Виходячи з цих очікувань, можуть бути прийняті рішення щодо кадрових потреб. Третім кроком є фактичне формування інформації, що веде до прийняття рішень. Незалежно від того, чи рішення базується на фінансових чи нефінансових операціях, рішення може вплинути на щоденні операції підприємства і, можливо, фінансовий прогноз компанії.
