Більшість бізнес-функцій, які не спрямовані на політику та процедури, стають хаотичними та дезорганізованими. Збереження записів не є одним з найцікавіших аспектів бізнесу, але воно є одним з найактуальніших. Організована система зберігання документів усуває непотрібні записи та захищає бізнес у випадку аудиту. Знаючи, коли його потрібно зберігати і коли її підкинути, це важливий крок у розвитку успішної бізнес-операції.
Загальний графік зберігання
Всі компанії повинні розробити систему збереження записів, яка є універсальною для всіх відділів. Він отримує всіх на одній сторінці, коли справа доходить до зберігання записів. Досліджуйте закони та статути для вашого бізнесу та операційного сектора. Наприклад, юридична фірма може мати різні вимоги, ніж невеликий продуктовий магазин. Якщо необхідно, зверніться до адвоката для створення цієї системи. Вкажіть план на основі функції та відділу. Складіть розклад і призначте класифікаційні коди.
Інвентаризація записів
Інвентаризація записів є важливим кроком у управлінні збереженням. Це точний список всіх записів, електронних та паперових, у вашій організації. У списку повинна бути деталізована назва кожного запису, наприклад, "Загальна книга", а також місце розташування документа. Крім того, включіть класифікацію для записів. Це буде еталоном збереження на основі графіка вашого підприємства. Наприклад, складіть таблицю; Перший стовпець буде назвою "Звіт про виплату рахунків до сплати". Другий заголовок колонки буде класифікацією "Кредиторська заборгованість". Колонка три може бути відділом, "Бухгалтерський облік". "Східний склад, Кабінет четвертий", а також код зберігання, "Розклад А."
Оцінка документів
Процес оцінювання вимагає проведення загального аналізу записів на місці, щоб усунути документи, що перевищують період зберігання. Ця форма очищення будинку виключає накопичення надлишкових записів. Використовуючи записи інвентаризації, знищуйте документи, що закінчилися. Після завершення перегляньте всі сховища та оновіть список запасів. Протягом цього часу ознайомтеся із законами, які дозволяють визнавати будь-які зміни, прийняті після останнього перегляду. Розклад перегляду щорічно, щоквартально або щомісяця.
