Це не рідкість для власників бізнесу та постачальників послуг, щоб зарядити клієнтів. Наприклад, якщо ви є веб-дизайнером, а проект, на якому ви працюєте, потребує більше часу та зусиль, ніж ви думали, можливо, ви захочете стягнути додаткову плату. У цьому випадку має сенс надати клієнту дебетове нагадування або дебетове повідомлення. Цей документ широко використовується у всіх галузях промисловості для додаткового виставлення рахунків, банківських операцій тощо.
Поради
-
Дебетовий меморандум або дебетовий нагадування - це форма, видана продавцями для сповіщення клієнтів про те, що вони не були виставлені або стягувалися достатньо. Він виконує функцію керування балансом на певному рахунку та виправлення помилок при виставленні рахунків.
Що таке дебетовий меморандум?
Припустимо, у вас є цифрове маркетингове агентство, і один з ваших клієнтів вимагає додаткових послуг після оформлення замовлення.Ви можете оформити дебетове авізо або новий рахунок-фактуру, що охоплює ці послуги. Якщо ви обираєте перший варіант, потрібно записати дебетове нагадування на щомісячний звіт про непогашену дебіторську заборгованість.
Банки видають дебетові нагадування, щоб повідомити клієнтів про сплату платежів за кредити, відсотки, відрахування чеків, дебетові та кредитні платежі DDA тощо. Цей документ також може бути використаний для нарахування комісії або компенсації залишку коштів на рахунку клієнта. Подумайте про це як про неофіційний рахунок.
Дебетові та кредитні записки
Як власник підприємства важливо розуміти різницю між дебетовими та кредитними авізоми. Останній використовується для зменшення суми, яку покупець зобов'язаний постачальнику. Покупці фіксують це скорочення балансу кредиторської заборгованості, в той час як постачальники записують його у балансі дебіторської заборгованості.
Загалом, компанії видають кредитні авізо, коли надбавки, що стягуються з клієнта, є надто високими. Наприклад, фабрика може видати рахунок-фактуру за 2000 доларів за 200 одиниць товарів, де кожна одиниця коштує $ 10. Покупець повідомляє фабриці, що п'ять одиниць є несправними. У цьому випадку фабрика може видати кредитне авізо в розмірі $ 50 і записати транзакцію в її дебіторську заборгованість.
Сума, вказана в кредитному авізо, може бути повернена покупцеві або застосована до купівлі. Як і дебетовий меморандум, цей документ, як правило, використовується для попереднього рахунку. Обидва документи виконують роль для виправлення помилок при виставленні рахунків та помилок у рахунках-фактурах.
Створення дебетового примітки
Створення дебетового нагаду є відносно простим. По-перше, визначте, скільки коштів має ваш клієнт. Далі виберіть формат, наприклад, платіжну копію або письмовий лист. Додайте до дебетової примітки таку інформацію:
- Назва клієнта та інформація про компанію
- Назва вашої компанії та контактні дані
- Податковий реєстраційний номер вашої компанії
- Номер клієнта (необов'язково)
- Номер і дата рахунка-фактури
- Короткий опис товарів або послуг, що купуються
- Сума заборгованості покупця
- Умови оплати, включаючи будь-які несвоєчасні збори, можуть застосовуватися
Вкажіть причину видачі дебетового авізо. Опишіть, чим зобов'язаний і чому. Використовуйте професійний тон. Якщо дебетова нотатка пов'язана з попереднім рахунком-фактурою, зазначте її номер у примітці. Залежно від ваших уподобань можна використовувати програму електронних таблиць, текстовий процесор, програмне забезпечення для розрахунків або шаблони дебетових нотаток. Багато веб-сайтів, такі як Smartsheet, Template.net і Biztree, надають безкоштовні шаблони, які можна налаштувати відповідно до ваших потреб. Вам потрібно лише заповнити, завантажити та роздрукувати форму.
Коли ви закінчите, надішліть дебетове нагадування своїм клієнтам. Якщо вони не сплачують вчасно, створіть та надішліть інше дебетове повідомлення. Розгляньте можливість використання програмного забезпечення, такого як QuickBooks, для збереження точних записів ваших дебетових та кредитних авізо, рахунків-фактур та інших фінансових документів.
