Пам'ятка доповіді про передавальну сторінку працює так само, як і супровідний лист. Подумайте про це як про свій особистий крок до читача. Напишіть, що ви б сказали одержувачу, якщо ви будете передавати доповідь йому особисто, але спочатку зібрати свої думки.
Перш ніж писати, важливо вказати, що ви хочете сказати. Визначте свою аудиторію та оцініть її специфічні потреби та побажання. Розгляньте ці питання під час складання меморандуму про передачу та решту доповіді або пропозиції.
Зверніть увагу на записку про передачу, використовуючи просте форматування нагадування. Якщо ваша організація використовує шаблон нагадування. Якщо не використовувати цю установку як відправну точку:
МЕМОРАНДУМ
До: Ім'я та назва одержувача З: Ваше ім'я та назву Дата: Дата, коли ви включили у свій звіт Тема: Назва звіту
Напишіть відкриття. "Ось звіт, про який ви просили …". Він не повинен бути довгим. Пара простих пропозицій виконає роботу. Використовуйте формат бізнес-блоків для цього абзацу та решту пам'ятки. Між кожним абзацом розмістіть важкий або порожній простір, але не переходьте до вкладки чи відступу перед початком нового розділу.
Напишіть вступний абзац. Опишіть обсяг звіту, що саме він охопить і як ви зібрали свою інформацію.
Напишіть тіло записки. Поясніть, наскільки корисним буде звіт для читача. Представте свої основні висновки та виділіть цікаві висновки або розділи, що становлять особливий інтерес для Вашої аудиторії. Будь-яку інформацію, яка зробить звіт більш корисним або доступним для вашого читача, можна включити до цього розділу. Ви навіть можете внести пропозиції для подальших досліджень.
Складіть заключний абзац. Напишіть короткий лист-подяку вашому читачеві та визнайте будь-яку важливу допомогу, яку ви отримали від співробітників. Також пропонуємо роз'яснити будь-які моменти або зробити подальшу роботу, якщо це необхідно.
Перевірте документ про помилки правопису та граматики.
Попросіть колегу, якому ви довіряєте, перевірити свою роботу. Її свіжі очі спонукають до заплутаної мови та помилок.
Внесіть необхідні зміни та включіть пропозиції коректора.
Вставте заповнену записку про передачу в решту звіту. Помістіть його безпосередньо перед змістом і після титульної сторінки звіту.
Поради
-
Напишіть нагадування про передачу та інші частини вашого звіту останньою, оскільки вони відносяться до решти документа.
Увага
Пам'ятки про передачу використовуються лише для внутрішніх документів. Якщо ваш звіт призначений для зовнішньої аудиторії, наприклад, потенційного клієнта, замість цього напишіть лист. Інформація буде такою ж, але використовуйте формування ділових листів, щоб звернутися до вашого документа.
