Керувати часом не так вже й складно, хоча може здатися, що важко знайти час, необхідний для того, щоб зробити все. Подумайте про те, щоб зробити кілька ключових речей, замість того, щоб намагатися зробити все, використовуючи поради з керування часом, наприклад, записуючи речі, розставляючи пріоритети завдань, переглядаючи призначення, блокуючи час для виконання завдань, та залишаючись гнучкими у своїх планах.
Елементи, які вам знадобляться
-
Список справ
-
Календар зустрічей
-
Олівець
Запишіть все, що потрібно зробити. Багато хто з тих, хто керує своїм часом, зберігають список "робити" зручним для запису дій, робочих завдань, проектної діяльності та ідей. Зберігайте список завдань у зручному місці, як ноутбук, планувальник або персональний цифровий помічник (PDA).
Переглядайте завдання та розставляйте пріоритети за елементами в один і той же час кожного дня. Це можна зробити вранці того дня, коли ви плануєте працювати над пунктами або ввечері напередодні. Визначте пріоритети для кожного пункту.
Подивіться на свій список призначень на сьогодні. Плануйте, що вам потрібно для важливих зустрічей, щоб у вас все було готово до початку зустрічі. Обов'язково вкажіть папір і ручку для нотаток або записування дій. Визначте, що ви повинні робити щодо призначень, які ви не можете зберегти, наприклад, скасуйте дату обідів або надішліть заміну на зустріч.
Складіть графік роботи свого часу, щоб працювати у списку завдань. Плануйте пункти з високим пріоритетом у свій піковий час, коли ви, як правило, є найбільш уважними та настороженими. Потім призначте пункти середнього пріоритету в час, що залишився, або після призначення. По можливості, плануйте подібні предмети і доручайте всім тим же блокам часу. Наприклад, плануйте здійснювати всі вихідні дзвінки в одну годину або читати і відповідати на електронні листи протягом двох невеликих блоків часу щодня. Концентрація часу, проведеного по телефону або електронною поштою, фактично зменшить переривання, які вони зазвичай викликають при роботі з іншими ключовими елементами, які були заблоковані для пікових періодів.
Дозволити гнучкість у своєму розкладі. Іншими словами, не перевищуйте графік. Протягом восьмигодинного періоду ви повинні планувати лише шість годин роботи середньої та пріоритетної роботи та призначень. Таким чином, ваш план не буде сильно порушений, якщо виникне надзвичайна ситуація або криза, яку ви повинні впоратися. Якщо під час розтягування мало що виникає, тоді ви можете працювати над елементом у вашому списку завдань, вирішувати завдання, яке не було частиною початкового плану, або дати собі кілька хвилин часу, щоб розслабитися і зменшити стрес або мислити творчо.
