У багатьох організацій є проблеми, а для написання записки про вирішення проблеми слід дотримуватися конкретних кроків.. Перш ніж писати пам'ятку, потрібна вся інформація, що стосується проблеми, а також особи, які беруть участь. Іноді вирішення проблеми є питанням покращення комунікації.
Визначити або визначити проблему. Ваша пам'ятка повинна починатися з заяви про проблему. Це короткий підсумок проблеми. Переконайтеся, що ви вкладете цю інформацію в найпростіші терміни, щоб усі учасники зрозуміли проблему.
Дізнайтеся про можливі причини проблеми. Ваш план дій може бути спрямований на усунення причин.
Випишіть, хто і в чому впливає проблема. Перелічіть усіх людей і підрозділів, які постраждали, і поясніть, як це зробити. Наприклад, неадекватна комп'ютерна система вплине на відділ обслуговування клієнтів, оскільки вона не зможе приймати дзвінки так швидко. Це може знизити прибутковість компанії, оскільки погане обслуговування клієнтів може призвести до втрати частки ринку.
Складіть список можливих рішень проблеми. Одним з рішень може бути повна модернізація комп'ютерної системи. Іншим можливим рішенням є найняти більше представників служби обслуговування клієнтів, щоб обробляти надлишок дзвінків через погану систему. Запишіть якнайбільше рішень проблеми, як ви можете придумати.
Рекомендувати найкраще рішення. Поясніть, чому обраний вами метод найкращий. Визначте, хто допоможе його реалізувати. Ваша рекомендація повинна включати витрати, які будуть понесені. Переконайтеся, що рішення має час початку і час закінчення. Окреслити окремих осіб або відділів, які братимуть участь у вирішенні.
