Участь працівників у засіданнях часто важлива для відправки послідовних повідомлень робочої сили компанії та для залучення нових та творчих ідей від співробітників. Проте заохочення працівників до участі та участі у засіданнях, зокрема, коли вони є необов'язковими, не завжди є легким завданням. Вжиття певних заходів для інформування та підтримки працівників, а також деякі розважальні заходи, можуть допомогти у переконанні. З досвідом успішних зустрічей, ви можете виявити, що співробітники почнуть добровільно приїхати.
Заплануйте зустріч у той час, коли більшість співробітників будуть доступні для відвідування та в зручному місці. Конфлікти щодо планування часто створюють перешкоди для відвідування зборів. Усунення цього бар'єру та легкий доступ до сайту зустрічі усуває дві причини, про які співробітники можуть посилатися, щоб не збиратися на зустріч. Якщо тема зустрічі не є терміновою, призначте її на повільний час року, коли співробітники не зайняті клієнтами або проектами. Таким чином, ви, швидше за все, не тільки отримаєте присутність співробітників, але і їхню увагу.
Підкреслюйте цінність зустрічі для працівників та заздалегідь повідомляйте про її предмет. Розподіліть кожному детальний порядок денний і виділіть пункти, які вимагають внеску працівників. Співробітники з більшою ймовірністю відвідуватимуть зустріч, якщо знатимуть, що вхід буде частково від самих себе та їхніх колег. Включити в додатку до порядку денного всю інформацію, необхідну працівникам для внесення ефективних внесків.
Створіть історію ефективних зустрічей, на яких користуються співробітники, і під час яких їх слухали. Ця історія полегшить переконання співробітників на зустріч у майбутньому. Прислухайтеся до співробітників під час обговорення та включіть їхні коментарі до протоколу після зустрічі. Якщо зміни були зроблені внаслідок того, що запропонував працівник, зробіть це відомим. Навіть якщо коментарі всіх співробітників не будуть використані пізніше, визнайте загальний характер усіх внесків у загальнодоступні хвилини, щоб працівники могли бачити, що вони були почуті.
Під час засідань включіть практичну діяльність, щоб зміна темпів діяла як стимул для участі. Якщо тренувальний сеанс пропонується на новій версії програмного забезпечення компанії, запитайте загальні знання та запитання про поп-культуру під час сесії та пропонуйте призи, такі як цукерки для правильних відповідей. Якщо ви віддаєте перевагу тому, щоб залишатися на тему, у вас є учасники зустрічі, які розбиваються на групи і працюють на вправах, які залучають те, що вони навчаються. Дайте призи групі, що закінчилася першою.Будьте творчими за допомогою ігор та заходів, щоб тримати людей зацікавленими.
Запропонуйте заохочення для відвідування зустрічей, таких як закуски і навіть призи для дверей. Іноді рядка "закуски, що надаються" в розподіленому порядку денному достатньо, щоб змусити співробітників відвідати зустріч. Для тих, хто потребує трохи додаткового поштовху, шанс забрати додому якусь компанію може просто зробити свою справу.
