Важливо знати, як написати добре написаний діловий лист. Якщо ви подаєте заявку на роботу, запитуєте про зустріч або надсилаєте пропозицію, ви хочете переконатися, що ви використовуєте правильний формат ділових листів і що ваш лист не містить помилок і чітко написано. Ви також хочете переконатися, що вона досягає потрібної особи. Один хороший спосіб зробити це - додати "рядок уваги" до вашого листа.
Куди йде лінія уваги?
Формальний діловий лист починається з вашого імені та адреси у верхньому лівому куті, потім з датою, а потім з адресою одержувача. Якщо ви вирішили включити лінію уваги, вставте її відразу після другої адреси.
Рядок уваги відрізняється від лінії теми. Рядок уваги направляє лист до одержувача, використовуючи їх повне ім'я або назву. Найбільш розумно використовувати рядок уваги, коли ви знаєте лише назву одержувача, а не їх повне ім'я.
З іншого боку, предметний рядок оголошує намір листа. Іноді це корисно, якщо ви не знаєте назви або назви одержувача. Тоді ви можете використовувати тему, наприклад, Тема: Лист-заявка на маркетингу стажера.
Приклад рядка уваги
Макет ділового листа з лінією уваги виглядає так:
Приклад:
Твоє ім'я
Вашу адресу
Ваш номер телефону
Сьогоднішня дата
Назва компанії
Адреса компанії
Увага: Директор з маркетингу
Лист буде слідувати.
Коли вам потрібна лінія уваги
Є кілька причин, чому лінія уваги є гарною ідеєю для ділового листа.
- Ви не знаєте прізвища особи, яка має отримати лист, але ви знаєте його або її назву. У цьому випадку лінія уваги буде містити лише назву. Увага: Директор з маркетингу
- Ви хочете, щоб лист, наданий певній людині в компанії.
- Ви хочете, щоб лист досягав одержувача швидше.
Коли рядок уваги є непотрібним
Лінії уваги є найбільш корисними, якщо ви не знаєте ім'я особи, яка має отримувати ваш лист. Тоді має сенс написати Увага: директор з маркетингу. Було б нерозумно писати Шановний директор з маркетингу. Рядок уваги має більше сенсу при використанні самого заголовка.
Коли ви знаєте повне ім'я та назву одержувача, стандартним є пропускати лінію уваги і просто включати їхню назву та назву як у рядку адреси компанії, так і у вітальному слові.
Приклад:
Ваше ім'я та адресу
Дата
Баррі Боттс
Директор з маркетингу
Найменування та адреса компанії
Шановний пане Боттс:
Використовуйте тільки лінії уваги, коли це необхідно. Вони не є звичайною практикою, але можуть добре працювати, якщо ви не знаєте ім'я одержувача, але знаєте їх назву.
