Якщо ви плануєте запустити колл-центр, ви можете спокійно відкласти вікову рекомендацію, що розташування - це все. Тому що ваш єдиний контакт з клієнтами - або більшість з них - ніколи не відвідає вас особисто, адекватний простір важливіший за місце. Вимоги до інфраструктури та зберігання даних також є життєво важливими. Крім того, оскільки робоче середовище може стати дуже шумним, фізичне розташування не тільки повинно бути зручним для ваших співробітників, але й зменшити шум.
Квадратні вимоги до кадрів
Корпорація Response Design - яка спеціалізується на розробці колл-центрів - обговорює вимоги до простору з точки зору "квадратних футів на місце", рекомендуючи, щоб ви дозволили від 125 до 150 квадратних футів на одне місце. "Цей квадратний метр застосовується до всіх потреб у загальних областях, а не тільки до кубічних", - відзначає Design Respons. Що стосується простору кабіни, то він посилається на один центр обробки дзвінків, де кожному представнику служби обслуговування було надано кабінку площею 33 кв. Об'єднуючи ці фокуси, якщо ви плануєте почати з 10 телефонів, вам знадобиться приблизно 330 квадратних футів простору для кабінетів і додаткових 920 до 1170 квадратних футів для конференц-залу, туалетів і зберігання даних.
Визначення вимог до інфраструктури
Робота з консультантом з телекомунікацій для визначення потреб інфраструктури. Внутрішні електропроводки, вимоги до телефонної системи та пропускної здатності є одними з найважливіших міркувань. Наприклад, вирішити, чи є кращим вибором стандартна комутаційна традиційна телефонна лінія або протокол голосового зв'язку через Інтернет. Якщо ви обираєте VoIP, перевірте, чи є потенційний сайт вже налаштований на волоконно-оптичну мережу, а також чи можна побудувати витрати на будь-які необхідні модифікації в орендному платі або потрібно сплатити ці витрати заздалегідь. Пропускна здатність відноситься до швидкості передачі даних, що в свою чергу визначає швидкість і ефективність підключення до Інтернету.
Оптимізація середовища зберігання даних
Для забезпечення часу та надійності системи встановлюйте обладнання для передачі даних у закритому приміщенні, обладнаному окремою системою кондиціонування повітря та обладнанням для контролю вологості. Avtech Software, Inc., фірма, яка спеціалізується на контролі температури та екологічного центру даних, рекомендує температуру в приміщенні від 68 до 75 градусів за Фаренгейтом, а відносну вологість - від 45 до 55 відсотків.
Придбати програмне забезпечення та обладнання
У своїй книзі "Comdex Call Center Training Course Kit", автор і підприємець Вікас Гупта рекомендує, щоб всі нові центри обробки викликів почалися з п'яти базових технологій. До них відносяться підключення до Інтернету, автоматизований дистриб'ютор викликів, система інтерактивного голосового відгуку, інтеграція комп'ютерної телефонії та інструменти для контакту з клієнтами. Якщо ви орієнтуєтеся на вихідні дзвінки, вам також знадобиться програмне забезпечення інтелектуального набору. Кожному агенту також знадобляться комп'ютер і гарнітура. Ціни на програмне забезпечення та обладнання істотно відрізняються, тому порівняйте магазин і отримуйте принаймні три котирування, перш ніж приймати рішення про покупку.
Згорнути шум
Телефони, що ведуть дзвінок, поточні розмови та робоче обладнання сприяють зашумленню робочого середовища. Це робить планування підлоги, компонування та робоче місце для зменшення життєвого шуму. Варіанти для досягнення цієї мети включають робочі станції на відстані, а не групування агентів разом, додаючи звукові бар'єри між робочими станціями, будуючи один або два приватні офіси для використання на зустрічах і дзвінках, які потребують конфіденційності та принтерів житла, а також віддалених робочих станцій. Рослини та м'які, шумоізолюючі меблі, такі як жалюзі, килими, подушки та м'які крісла, можуть ще більше зменшити шум.
