Належні офісні машини та обладнання допомагають підприємствам працювати як добре змащені машини. Хоча кожен бізнес може мати певне обладнання, визначене галуззю, існують універсальні технології для всіх офісних приміщень. Кожен елемент працює разом, щоб забезпечити виконання завдань, які можуть заощадити час і гроші.
Комп'ютери
Комп'ютер можна вважати найважливішим офісним обладнанням. Інтернет зробив можливим підключення людей по всьому світу, тому добре обладнана комп'ютерна система є необхідною умовою для ведення бізнесу. Компанії можуть вибирати або системи PC, або Mac, на основі переваг. Важливо те, що одна система обрана для всього офісу, що дозволяє працювати в офісі. Ноутбуки є більш дорогими, ніж настільні, і часто використовуються для роботи з дому.
Копіювальні машини та принтери
Чи потрібен офіс повнорозмірному копіювальному пристрою або просто принтер з трьома в одному, залежить від розміру бізнесу. Більшість великих компаній мають важку навантаження для друку та копіювання і потребують довговічності повнорозмірного копіювального апарата, який може друкувати віддалено та створювати великомасштабні копії. Високоякісні копіри можуть бути необхідністю, але це залежить від бізнесу. Малі підприємства можуть заощадити гроші та придбати невеликий принтер з функціями копіювання та сканування, якщо визначено, що велика кількість роздрукованих матеріалів не буде щоденним явищем.
Факс-машини
Роль факсимільного апарата зменшилася в офісі з введенням електронної пошти і сканерів, але стандартні факсимільні апарати залишаються офісним продуктом. Факс-апарати дозволяють передавати документи, а не чекати пошти. Стандартні функції офісного факсимільного апарата можуть відрізнятися залежно від компанії. Для запуску підприємств і тих, хто надсилає понад 15 факсів на день, часто потрібна велика ємність пам'яті і швидкість надсилання.
Телефонні системи
У офісах є телефони, які часто мають декілька ліній і ідентифікацію абонента. Опція гучного зв'язку дозволяє робити конференц-дзвінки. Хоча не кожен офіс має секретаря, відповідні системи гарантують, що клієнти ніколи не почують сигнал зайнятості. Це повідомлення, які відтворюються, коли дзвінки надходять у офіс і надають дзвінкам можливість керувати своїм викликом.
