Як підготуватися до відрядження

Ділові поїздки необхідні для процвітання бізнесу. Подорож до різних місць для участі в конференціях або навіть просто для знайомства зі старими та новими клієнтами - це лише деякі з причин, з яких люди починають відрядження. Для успішної ділової поїздки важливо розумно планувати.

Елементи, які вам знадобляться

Дата книги або журналу
Список контактів або адресна книга
Ноутбук
КПК
Мобільний телефон
Флеш-диск, компакт-диски або дискети
Місця проведення конференцій та зустрічей

Планувати заздалегідь. Після того, як Ви визначите дати Вашої ділової поїздки, необхідно заздалегідь спланувати. Часто ділова поїздка виконується у місці, розташованому далі, ніж місцевий центр. Забронюйте ваші подорожі житла, які можуть включати в себе повітряне сполучення, готель, і автомобілі бронювання шлях в просунуті. Якщо ви плануєте відвідати великі конференції, на яких, безумовно, будуть присутні багато людей з різних куточків земної кулі, переконайтеся, що ви робите ці місяці заздалегідь, так що ви все ще можете отримати підтвердження про проживання, а також конференцію себе.

Встановіть цілі перед від'їздом до ділової поїздки. Що б ви хотіли досягти, коли ви приїдете до місця призначення? Ви хочете бути максимально продуктивними протягом дуже короткого часу. Управління часом є запорукою переконання, що ви виконуєте свої цілі.

Налаштування зустрічей. Відрядження коштують компаніям гроші на оплату проїзних місць, а також їжу. Зробіть це доцільним, потрапивши більше одного птаха одним каменем. Спробуйте призначити деякі зустрічі для зустрічі з клієнтами, постачальниками та іншими ключовими діловими контактами. Якщо у вас є співробітники, які повідомляють вам у тому ж місці, де ви відвідуєте конференцію, спробуйте особисто зустрітися з ними.

Налаштуйте завдання та результати до подорожі. Наприклад, якщо ви проводите конференцію самостійно, переконайтеся, що обладнання, яке ви використовуєте, наприклад, проекційний екран, проектори та мікрофони, були зарезервовані разом із кімнатою для нарад. Зверніться до місцевого адміністратора у відділенні, який ви відвідуєте, або до персоналу технічної підтримки, щоб переконатися, що у вас є місце для роботи з відповідними мережевими та телефонними зв'язками. Якщо перед вашим приїздом існують певні завдання, які прийматимуть участь у Вашій зустрічі, встановіть їх на кілька тижнів, щоб дати їм достатньо часу для підготовки або виконання таких завдань.

Надсилайте інформацію вперед. Якщо у вас є порядок денний або презентації з точки зору влади на зустрічах, надсилайте їх електронною поштою заздалегідь. Підготовка ваших учасників до того, що потрібно обговорити, дозволить їм мати достатньо часу для перегляду матеріалів, а також підготувати питання, на які ви можете відповісти. Роблячи це, ви також маєте можливість переглянути власні матеріали та внести необхідні виправлення до початку зустрічі, якщо це необхідно.

Готуйтеся до вашої ділової поїздки, упакуючи свій багаж з найважливішими речами. Не забудьте принести достатню кількість одягу, особливо якщо ви очікуєте відвідування офіційних обідів; принесіть спорядження, яке відповідає обставинам. Принесіть свої особисті речі та туалетно-косметичні засоби, які ви можете використовувати, не будучи вдома.

Принесіть інструменти: Не забудьте принести свій ноутбук, КПК, адресні книги, журнали, мобільні телефони, флеш-диски, диски або все, що ви очікуєте, щоб мати можливість працювати. Будьте готові приносити файли, збережені на флеш-диску, CD або дискети. Таким чином, навіть якщо ваш ноутбук пошкоджується або втрачається, ваші документи все одно безпечні для використання на комп'ютерах інших людей.

Оновлення контактів. Ділові поїздки - це також можливість оновити свої списки контактів. Додайте нові контакти людей, яких ви зустрічаєте під час подорожей і відвідування конференцій. Людина, що сидить поруч з вами на літаку, може мати щось спільне з вами. Створіть свій список мереж для подальших можливостей для вашого бізнесу і для вас.