Перехід від ручного до комп'ютеризованого обліку є покроковим процесом, який можна здійснити легко і ефективно. Якщо це кінець фінансового року, ви можете почати з початку нового фінансового року. Немає необхідності вводити дані з попередніх періодів, крім фінансових звітів за підсумками року. Якщо це не кінець року, потрібно вирішити, чи потрібно чекати до кінця року або вводити в систему всі детальні дані до цього моменту року.
Досліджуйте та вирішуйте на комп'ютерному обладнанні, яке вам потрібно для вашої комп'ютеризованої системи обліку. Більшість персональних комп'ютерів сьогодні мають потенціал для повного обліку для малого бізнесу. Переконайтеся, що комп'ютер має жорсткий диск з кількома гігабайтами місця для зберігання. З плином часу ваші комп'ютеризовані записи будуть рости, і ви хочете, щоб комп'ютер тривав кілька років. Вам також знадобляться програми обробки текстів та електронних таблиць, а також можливості Інтернету та електронної пошти.
Налаштуйте комп'ютерне обладнання та встановіть підключення до Інтернету. Цей крок є важливим, оскільки всі пакети програмного забезпечення бухгалтерського обліку будуть доступні в режимі онлайн, якщо ви зіткнетеся з проблемою. Крім того, як частина вашої установки комп'ютера встановити засоби резервного копіювання файлів. Ви повинні робити резервні копії даних щодня або навіть частіше, коли ви працюєте над критичним. Файли можна легко резервувати на портативних дисках. Важливо розуміти, що система обліку - це база даних, з якої витягується інформація, коли це необхідно.
Дослідження і вирішення, який пакет програмного забезпечення бухгалтерського обліку найкращий для вашого бізнесу. Більшість невеликих компаній добре працюють із програмним пакетом, що постачається з коробки, наприклад, QuickBooks або Peachtree.
Налаштуйте пакет програмного забезпечення, дотримуючись вбудованих меню. Створити план рахунків для своєї головної книги. Налаштуйте свої банківські рахунки та додайте будь-яку необхідну інформацію про своїх постачальників та клієнтів.
Введіть докладні дані транзакції, необхідні для оновлення комп'ютеризованих книг. Вам потрібно буде ввести фінансові звіти на кінець року з попереднього року як початкові баланси за поточний рік. Потім введіть докладні дані транзакції для кожного місяця поточного року, доки ви не одержуєте останню дату. Якщо це кінець року, просто встановіть початкові баланси на новий рік і працюйте вперед, вводячи дані бухгалтерського обліку як операції та події. Зараз ви працюєте на комп'ютеризованій системі обліку.
Вирішіть, чи бажаєте ви, щоб фінансові звіти минулого року були введені в систему. Щоб забезпечити історію в комп'ютеризованих записах, можна додати фінансові звіти за попередні роки. Ви можете робити це щомісяця, щоквартально або щорічно назад кілька років. Немає необхідності додавати детальну інформацію про транзакції до історії, але слід повернутися до записів вручну.
