Підприємства повинні вести точний облік покупок, витрат, заборгованості за гроші та інших факторів обліку. Традиційно, підприємства відстежували бухгалтерські записи вручну, що могло бути трудомістким і дорогим для завершення. Оскільки підприємства все частіше звертаються до комп'ютерних систем бухгалтерського обліку, ви можете почати замислюватися, чи це правильне фінансове рішення для вашого підприємства. Дізнайтеся про плюси і мінуси комп'ютеризованого обліку, щоб визначити, чи може він допомогти вашому бізнесу зрости.
Точність
Комп'ютеризований облік знижує маржу для людської помилки, створюючи менше помилок і більшу точність у відстеженні фінансів вашого бізнесу. Оскільки комп'ютери виконують основні бухгалтерські функції, менше шансів, що прості людські помилки призведуть до серйозних проблем з обліком. Точність є однією з головних плюсів для комп'ютеризованого обліку, оскільки компанії повинні покладатися на правильні розрахунки для прийняття обґрунтованих бізнес-рішень.
Доступ
Збільшення доступу є ще одним профілем, пов'язаним з комп'ютеризованим обліком.Наявність точних, відстежуваних записів збільшує довіру до зовнішніх інвесторів та ділових партнерів; Компанії можуть безпечно та ефективно обмінюватися вибраними записами з відповідними сторонами, використовуючи посилання, пароль або електронний файл. Дані з численних підрозділів компанії можна легко розділити для більшої прозорості та більшого доступу до інформації під час прийняття рішень. Більше однієї особи можуть переглядати та маніпулювати комп'ютеризованими обліковими записами без ризику, пов'язаного з виготовленням декількох копій чутливих фінансових документів.
Підзвітність
Іншим профі для комп'ютеризованого обліку є підвищення підзвітності. Коли облікові файли зберігаються та резервуються електронним способом на зовнішній жорсткий диск або на комп'ютерну систему поза межами об'єкту, ризик того, що записи будуть знищені або втрачені під час пожежі, пошкодження від повені або очищення від несанкціонованого доступу, менше. Добре підтримувані, точні бізнес-записи можуть заощадити час і гроші під час аудиту, оскільки інформація повинна бути легко доступною.
Обмеження
Комп'ютеризований облік має свої межі, однак. Один із проблем, пов'язаних з комп'ютеризованим обліком, полягає в тому, що, незважаючи на те, що програмні програми можуть бути обладнані для виконання складних оцінок фінансових звітів, вам все одно знадобиться людина, котра розуміє бізнес, яка розуміє програмне забезпечення та його можливості достатньо, щоб дозволити звіти. Точність залишається проблемою, коли люди все ще повинні вводити дані у необхідні поля. Заміщені коми або десяткові точки можуть призвести до серйозних помилок обліку, незважаючи на механізми програмного забезпечення, призначені для виявлення помилок.
Гроші
Інший конфлікт, пов'язаний з комп'ютеризованим обліком, є дорогим придбанням достатньої кількості комп'ютерів і бухгалтерської програми. Гроші, врятовані від оплати працівників довгого часу, щоб вручну реєструвати облікову інформацію, можуть бути легко втрачені в порівнянні з високою вартістю висококваліфікованих бухгалтерів, знайомих з програмним забезпеченням. Компанії з програмного забезпечення регулярно виходять з новими, оновленими системами обліку, які можуть бути дорогими, але вважаються необхідними через вразливість системних недоліків або доступність хакерів у старих версіях.
