Контрольний список внутрішнього контролю для підписувачів чеків відрізняється між організаціями. Кожна компанія повинна визначити надійний план управління ризиками, щоб усунути потенціал нечесності та запобігти шахрайству. Для деяких суб'єктів процес починається з перевірок замовлення та варіюється від зберігання перевірок до вимог двох осіб або спеціального схвалення для перевірок, які перевищують певну суму. Періодично переглядайте правила, щоб переконатися, що вони охоплюють найкращі практики.
Письмова політика
Вставити внутрішню політику або контроль у письмовій формі, в якій прописані елементи контролю для перевірки від замовлення та отримання фактично підписання. Засоби проектування, що складаються з документів і записів, записують всі чекові операції і події. Переконайтеся, що на об'єкті є адекватне зберігання, а комп'ютерні програми мають належну охорону.
Бланк перевірки запасу
Багато організацій мають окремих осіб або зберігачів, які несуть відповідальність за зберігання контрольного листа для порожніх чеків. Процес може спричинити наступні кроки: запис дати поставки порожніх чеків та зазначення послідовності отриманих чеків. Введіть відсутні контрольні числа на контрольній аркуші. Особа, яка отримує партію чистих чеків, повинна дати та підписати для кожної партії. Крім того, запишіть дату і послідовність невикористаних чеків, повернених до сховища. Перевірте останню видану перевірку; це забезпечує збереження цілісної послідовності.
Незалежні чеки та баланси
Незалежні перевірки та противаги роблять для кращої практики, коли мова йде про внутрішній контроль для підписувачів чеків. Це включає в себе забезпечення обсягів перевірок, узгодження мають правильні суми, включаючи технічні перевірки, порівняння активів із записаною підзвітністю, комп'ютеризований контроль. Крім того, переглядають управління бухгалтерськими звітами, наприклад, у віці відстежують балансові звіти та інші автоматизовані звіти.
Адміністративні відгуки
Іноді може бути непрактично для організації розмежувати завдання; у цьому випадку адміністратор повинен проводити звичайні відгуки, щоб забезпечити цілісність процесу запису чеків. Підписуйте лише чеки з відповідною документацією та переконайтеся, що особи, які підписали чеки, надсилають чеки з офісу. Коли це можливо, не повертайте чеки особі, яка підтримує видачу готівки та платіжну заборгованість. З питань політики не розбирайте чеки, що підлягають сплаті "готівці".
Окремі облікові записи
Встановіть мінімум два окремі банківські рахунки для вашої компанії. Внесіть всі кошти та надходження в перший рахунок. Передати достатньо коштів на другий рахунок, щоб покрити чеки, які ви пишете. Член правління або інший призначений особа повинен мати дозвіл на переказ коштів на рахунок. Крім того, створити окремий рахунок для нарахування заробітної плати; знову ж таки, перерахуйте лише суму, необхідну для виконання платіжного доручення.
Підписи
Деякі плати можуть вимагати двох підписів на чеках. Однак отримання двох підписів може бути обтяжливим і вимагати, щоб попередньо були підписані порожні чеки. Якщо політика не працює для вашої організації, змініть політику на вимогу однієї підписувача до певної суми в доларах. Крім того, встановіть прямий депозит для співробітників і скористайтеся послугами третьої особи заробітної плати.
