Багато підприємств використовують бухгалтерське програмне забезпечення для автоматизації рутинних завдань обліку, встановлення контролю та створення фінансових звітів. З кількома пакунками програмного забезпечення бухгалтерського обліку на ринку, як правило, один, який може відповідати більшості потреб бізнесу, будь то велика корпорація або єдиний власник. Хоча бухгалтерське програмне забезпечення може заощаджувати час і допомагати зберегти дані, існують деякі недоліки використання бухгалтерського програмного забезпечення.
Втрата даних або послуги
Коли підприємство залежить від бухгалтерського програмного забезпечення, будь-яка втрата обслуговування через відключення електроенергії або комп'ютера може призвести до порушення роботи. Перебої в роботі можуть перешкодити введенню нової інформації, а також запобігти доступу до збереженої інформації. Крім того, якщо інформація не підкріплена належним чином, вимкнення комп'ютера може призвести до втрати фінансових даних.
Неправильна інформація
Інформація в системі бухгалтерського обліку є такою, що діє лише як інформація, що вводиться в систему. Оскільки більшість систем бухгалтерського обліку вимагають певного ручного введення даних, фінансові результати можуть бути неправильними, якщо всі вхідні дані не будуть переглянуті. Якщо існує тенденція до перегляду лише остаточних звітів або виведення системи обліку, може виявитися важко знайти несправну інформацію.
Конфігурація системи
Кожен бізнес має унікальні аспекти, які можуть спричинити труднощі, коли він намагається адаптувати пакет загального бухгалтерського програмного забезпечення до його потреб. Хоча налаштування доступне для багатьох програм, це може призвести до простоїв і можливих неточностей, якщо їх не виконано належним чином. Крім того, з ростом бізнесу може виникнути потреба змінити пакети програмного забезпечення для обліку; це може призвести до великих збоїв, оскільки інформація повинна мігрувати, і для персоналу потрібна нова підготовка.
Вартість
Недоліком бухгалтерського програмного забезпечення є витрати. Крім первинних витрат на придбання програмного забезпечення існує вартість обслуговування, налаштування, навчання та комп'ютерного обладнання. Хоча економія часу може виправдати витрати, для деяких підприємств це може зайняти роки, перш ніж інвестиція в програмне забезпечення для обліку оплачує себе.
Шахрайство
Інформацію, що зберігається в електронному вигляді, можна маніпулювати та отримати доступ до неї, якщо належного контролю та заходів безпеки немає. Необхідні суворі контролі, щоб переконатися, що тільки уповноважений персонал використовує програмне забезпечення для обліку та має доступ до звітів. Оскільки фінансові дані можуть бути чутливими та конфіденційними, використання бухгалтерського програмного забезпечення створює потенціал для шахрайства.
