Адміністратор гранту відповідає за нагляд за грантовими пропозиціями, моніторинг грантових коштів і переконанням, що всі грантові заходи відповідають контракту. Адміністратор повинен бути знайомий з усіма термінами та вимірними результатами, виробляти кореспонденцію, створювати звіти та вести записи, щоб довести, що всі умови гранту виконуються. Збір даних, введення даних та аналіз є частиною процесу. Управління грантами - це професійна діяльність, що вимагає особливої уваги до деталей та технічної експертизи.
Організувати
Збирати та організовувати грантову пропозицію, всі заставні матеріали та подальшу кореспонденцію, пов'язану з нагородою. Використовуйте розділи грантів як відправну точку для організації, наприклад, файл для кожного вимірного результату. Передайте всі дані, зібрані за результатами, на які він посилається, щоб інформація була доступна, коли настав час робити звіти щомісяця або року. Існує багато документів, пов'язаних з належним управлінням грантом, і це необхідно ретельно організувати.
Визначення та подання необхідних форм у спосіб та строки, визначені договором. Створення контрольного переліку та часового рядка на початку процесу допоможе забезпечити відповідність.
Визначити та впровадити системи збору даних, необхідні для задоволення умов гранту. Кожен вимірний результат, зазначений у гранті, повинен бути підтверджений документацією. Наприклад, якщо ви обіцяли зареєструвати 50 студентів, ви повинні мати письмові форми та аркуші входу в письмовій формі.
Моніторинг бюджетів: Відстеження витрат на забезпечення закупівель та витрат здійснюється відповідно до окремих статей бюджету та періодично видає звіти про витрати, щоб персонал знав, де вони стоять щодо обмежень на закупівлю та бюджет.
Отримати схвалення для внесення змін до гранту, як це дозволено умовами контракту, коли період надання гранту прогресує, і потреба в змінах стане очевидною. Будь-які зміни в умовах гранту повинні бути схвалені керівником організації.
Контролюйте прогрес у досягненні цілей та обіцяних результатів та пропонуйте зміни, якщо вони не виконуються. Якщо цілі відвідуваності не виконуються, наприклад, персонал, відповідальний за рекрутінг, повинен бути попереджений, щоб вони могли вжити коригувальних дій.
Поради
-
Запишіть зарплату адміністратора в грант як окрему статтю бюджету. Якщо адміністратор обробляє більше одного гранту, запишіть його у відсотках від часу, необхідного для адміністрування кожного гранту.
Увага
Не робіть помилку, очікуючи, що існуючий персонал знайде час для адміністрування значного гранту. Грантові нагороди у розмірі 100 000 доларів США і більше вимагають великого часу та досвіду для забезпечення відповідності, і якщо ви сподіваєтеся забезпечити фінансування у майбутньому, необхідно дотримуватися відповідності.
