Більшість людей у бізнесі регулярно подають документи як вкладення електронної пошти. Однак найкраще створити хорошу папку для поштової розсилки. Ваша мета в написанні будь-якого документа для комерційних цілей полягає в тому, щоб включити інформацію, яку потрібна іншій стороні, на професійній мові. Це не означає, що мова повинна бути високою або неясною. Якщо ті, хто буде читати документ, можуть не повністю зрозуміти, розглянути можливість створення окремої сторінки маркованої інформації для пояснення основного документа.
Зберіть всю інформацію, необхідну для вашого документа. Дайте чітку інформацію в документі розміром шрифту, який можна легко прочитати. Експериментуйте з розмірами шрифтів і стилями друку, щоб створити гарне візуальне враження. Попросіть когось, кому ви довіряєте, переглянути документ, перш ніж ви його надіслали.
Помістіть ім'я, назву та відділ особи, яка отримає документ. Вкажіть ім'я автора документа, адресу електронної пошти та телефонні номери телефону. Введіть цей тип інформації у верхньому правому куті титульної сторінки, або розмістіть цю інформацію внизу.
Напишіть резюме, в якому зазначено, яку інформацію подає документ. Наприклад, зазначте, що документ є пропозицією для контрактної роботи. Обмежити резюме до половини сторінки або менше. Напишіть цей розділ так, ніби читач не має жодної підказки щодо будь-якої інформації, наданої в документі. Резюме повинно надавати інформацію, яку особа, яка отримує документ, може потребувати для обміну з іншими.
Запропонуйте інформацію про проект, який ви хочете обговорити, починаючи з найважливішої інформації. Залучайте читача до інтересу і намагайтеся провести його через кожен абзац. Ділові документи, як правило, стають нудними з надто багато слова. Створіть підзаголовки, щоб представити інформацію більш цікаво.
Розфарбуйте картинку своїми словами. Допоможіть читачеві візуалізувати точки, які ви намагаєтеся зробити, використовуючи мову, що описує те, що має відбутися.
Увага
Напишіть будь-який діловий документ на рівні освіти читача. Якщо ви плануєте найняти екскаваторську компанію для вивезення бруду з будівельного майданчика, використовуйте мову, яку компанія буде використовувати у своїй щоденній роботі, а не науковий опис.
