Створення інвентарного списку предметів в офісі може бути важливим у випадку крадіжки, пожежі або стихійного лиха. Без списку вам доведеться покладатися на свою пам'ять, щоб врахувати вміст офісу. Копію списку слід зберігати за межами ділянки та оновлювати, оскільки купується або видаляється офісна меблі та обладнання. За бажанням, ви можете доповнити інвентарний список малюнками або фотографіями, що показують розташування ключових об'єктів у кожній кімнаті.
Меблі та аксесуари
Список офісних меблів та аксесуарів для кімнат включає в себе столи, стільці, світильники, сміттєві баки, шафи для файлів і навіть обробки вікон. Не слід забувати про декоративні предмети, наприклад, малюнки або картини, настінні вивіски, рослини, декоративні статуетки та дзеркала. Перевірте полиці, які складають офісну бібліотеку. Деякі довідники можуть бути відносно дорогими, і їх вартість має бути відзначена.
Комп'ютерні системи
Серце більшості офісів сьогодні є однією або декількома комп'ютерними системами. Системи складаються з основного корпусу комп'ютера (CPU), моніторів, принтерів, сканерів, динаміків, клавіатур, мишей і всіх пов'язаних з'єднувальних кабелів. Записуйте будь-які портативні комп'ютери. Додаткові пункти включають резервні джерела безперебійного живлення та системи відео-проекції. Офісний інвентар, в якому також перелічено ціну придбання та дату придбання кожного товару, будь то меблі або комп'ютери, дозволяє використовувати цей список для визначення обсягу покриття, необхідного для страхування вмісту офісу. Запис ціни та дати придбання також корисний при заповненні податкових декларацій, оскільки комп'ютери та інше офісне обладнання можуть бути амортизовані протягом декількох років, а їхня ціна та дата покупки необхідні для цього обчислення. Включіть у список і комп'ютерне програмне забезпечення.
Устаткування зв'язку
Офіси зазвичай використовують електронне обладнання для зв'язку, на додаток до електронної пошти через комп'ютер. Офісний інвентарний перелік повинен включати копіювальні та факсимільні апарати, телефони, диктофони та домофони. Широкосмугові модеми та маршрутизатори використовуються для підключення комп'ютерів і VoIP (Voice Over Internet Protocol) до послуг зв'язку. Наявність списку, що містить серійні номери всіх електронних та обчислювальних пристроїв, буде корисним у разі крадіжки.
Постачання
Офісними «товарами» вважаються предмети, які витрачаються в ході господарської діяльності і повинні періодично поповнюватися. До цієї категорії відносяться папір для копіювальних апаратів і принтерів, ноутбуки і папір для ноутбуків, підкладки, дату книги і календарі, чорнило і тонер для принтерів і факсів, ручки і олівці, маркери, скріпки, мішки для сміття, конверти тощо. Прогулянка по магазині офісу або швидкий перегляд вашого шафи постачання нагадуватиме вам про будь-які додаткові елементи типу постачання. Програмні програми доступні для надання допомоги в управлінні та відстеженні офісного інвентарю і можуть давати оповіщення, коли запаси вичерпуються, і їх необхідно переупорядковувати.
