Система нумерації для політик і процедур допомагає користувачам здійснювати навігацію по паперовому або онлайновому посібнику. Стандартизована система забезпечує логічну організацію і забезпечує користувачеві можливість знайти інформацію без сканування кожної сторінки та заголовка. Відомча організація та числова або буквено-цифрова система нумерації є простими, але ефективними способами, щоб переконатися, що політика або процедура можуть мати тільки одне можливе місце в посібнику.
Макет політики та нумерація сторінок
Упорядковуйте політику за алфавітом, включаючи кожну окрему главу, і вказуйте кожен розділ, використовуючи номер з'єднання, наприклад, 1.0 і 2.0. Наприклад, якщо політика департаменту людських ресурсів займає п'яту частину, в якості заголовка розділу використовуйте "5.0 - Людські ресурси". Вкажіть кількість сторінок у кожній главі послідовно, а не в порядку послідовності від початку до кінця посібника.
Нумерація процедур
Створення номерів процедур шляхом додавання номерів розділів. Наприклад, якщо “5.0 - Людські ресурси” включає шість процедур, їх число від 5.1 до 5.6 і включають назву кожної процедури. Використовуйте відступи, малі літери та римські цифри з нижнього регістру, щоб визначити кроки та підкроки в межах кожної процедури. Наприклад, якщо процедури припинення займають позицію 5.2, використовуйте букви «а, б і в», щоб визначити етапи припинення роботи працівника. Якщо будь-який з цих кроків включає підкроки, визначте їх, використовуючи римські цифри нижнього регістру, такі як "i, ii, iii".
Міркування системи нумерації
Хоча хороша система нумерації дає змогу переглядати, це не зовсім безпечно з огляду на доповнення. Якщо це можливо, складіть посібник і створіть систему нумерації тільки після завершення створення всіх необхідних політик і процедур. Інакше вам потрібно буде додати нові правила в кінці посібника або змінити номер, щоб зберегти алфавітний порядок.
