Посібник з політики та процедур - це письмовий документ, який детально описує правила організації та конкретні способи її виконання. Це охоплює все, від загального світогляду організації до деталей, як обробляти вхідну пошту. Кілька основних ідей для керівництва з політики та процедур зробить керівництво більш корисним для працівників.
Збирайте відгуки від департаментів
Перш ніж писати офіційний посібник для організації, ви повинні отримати відгуки від усіх різних підрозділів про їхню політику та процедуру. Навіть якщо не існує офіційного керівництва з політики та процедур, департаменти, ймовірно, мають свою власну неформальну політику, пам'ятки та розрізнені путівники. Посібник з політики та процедур, якщо він не написаний для нового підприємства чи організації, повинен враховувати те, як департамент вже працює. Впровадження абсолютно нової політики та процедур може потенційно уповільнити виробництво через криву навчання. Замість цього подумайте про керівництво щодо політики та процедур як про місце для консолідації всіх неформальних політик та процедур в одному місці, щоб уникнути плутанини.
Однак це не є абсолютним правилом. Однією з переваг написання посібника з політики та процедур є те, що він дає вам можливість переглянути ефективність роботи організації. Під час написання посібника розмовляйте з керівниками та співробітниками різних підрозділів, щоб дізнатися, чи є якісь з політик і процедур, з якими вони зараз працюють, громіздкими, складними або непослідовними. Якщо так, ви можете провести зустріч, щоб обговорити більш ефективні способи роботи, перш ніж заповнити посібник.
Розрізняти політику та процедуру
Політики включають загальні правила, які описують, що можна або не можна зробити, і це варіюється від філософського до конкретного. Наприклад, політика може бути "ми екологічно чисті" або "подавати всі запити на вступ до Департаменту прийому". Процедури описують покрокові процеси для здійснення політики. При створенні посібника з політики та процедур розрізняють їх за допомогою заголовків політики та процедур підзаголовків або списків кожної політики. Це дозволить швидко орієнтуватися в посібнику співробітниками, які бажають знайти конкретну інформацію про те, як повинна проводитися політика.
Будьте чіткими та конкретними
При написанні посібника з політики та процедур, можливо, доведеться часто переглядати свою роботу, щоб вирізати будь-який жаргон, складні речення та неясні інструкції. Спробуйте зберегти речення до 15 слів або менше. Уникайте виконання або пропозицій, які можна інтерпретувати більш ніж одним способом. Замість того, щоб давати такі вказівки, як «обробляти всі рахунки-фактури і відправляти форму менеджеру», опишіть процедури обробки рахунків-фактур і вкажіть назву конкретної форми, яку необхідно надіслати менеджеру.
Ви можете побажати, щоб один або декілька співробітників переглянули посібник з політики та процедур, щоб перевірити наявність будь-яких частин, які вони важко розуміють.
Регулярно переглядайте та оновлюйте
Посібник з політики та процедур є живим документом. Щоб це було корисним, переглядайте та регулярно оновлюйте його, якщо це необхідно. Проводити зустріч один раз на рік, щоб дізнатися, чи необхідно вносити будь-які зміни до посібника з політики та процедур. Це включає в себе нові способи виконання роботи, переформування складних або заплутаних абзаців і способи мозкового штурму, щоб зробити посібник більш корисним, наприклад, додавши більше інформації або кольорове кодування різних розділів.
Уникайте внесення до політики конфіденційної інформації, як-от назви контактів, телефонних номерів фізичних осіб та URL-адрес веб-сайту. Замість того, щоб посилатися на конкретних людей або назви у посібнику, зверніться до назв відділів. Це допоможе забезпечити, щоб посібник з політики та процедур залишався актуальним довше.
