Реорганізації можуть бути необхідними для відображення змін бізнес-моделей або економічних умов, але вони можуть бути руйнівними як для персоналу, так і для клієнтів без належного планування та виконання. Розробка стратегічного плану реструктуризації відомств вимагає спілкування протягом усього процесу. Коли план остаточно розкривається, деякі з них можуть не сподобатися результатів, але ніхто не повинен відчувати їх наосліп.
Розкажіть своєму керівництву про те, що ви розглядаєте можливість реструктуризації відділу, що відображає зміну ринкових умов. Сформуйте групу ключових осіб в компанії, щоб служити командою аналізу і планування, щоб продумати потреби бізнесу, що оточують відділ, і як він повинен виглядати, коли реструктуризація завершена.
Поговоріть з ключовими клієнтами та споживачами продуктів та послуг вашого відділу, щоб дізнатися їхні очікування для вашого відділу. Це можуть бути внутрішні клієнти, зовнішні клієнти або обидва, залежно від ситуації. Визначте, які проблеми вони мають з якістю, швидкістю та оперативністю вашого відділу.
Визначте причини реструктуризації та те, як ці зміни додадуть цінності відділу та бізнесу. Пов'яжіть це з місією департаменту та місією та цінністю компанії. Продовжуючи розробляти план, переконайтеся, що зміни призводять ваш відділ на цьому шляху.
Проаналізуйте поточні процеси вашого відділу. Порівняйте їх з місією організації та окремими основними процесами, від тих, які дублюються в інших компаніях, або які є вторинними для завершення цілей відділу. Визначте прогалини між фактичною та бажаною продуктивністю. Визначте, яким чином існуюча структура дозволяє або перешкоджає продуктивності та задоволеності клієнтів.
Переробити процеси, щоб допомогти визначити найкращий шлях для створення більш ефективної відомчої структури. Ці зміни повинні поліпшити задоволеність клієнтів та зацікавлених сторін та підвищити ефективність. Зменшення витрат також може бути частиною цих цілей, але враховувати це у зв'язку з перепроектуванням процесу. Скорочення робочої сили, яке зменшує Вашу здатність проводити необхідні процеси, не допоможе Вашому відділу досягти успіху.
Визначте, де потрібно змінити організаційну структуру. Можливо, необхідно буде створити нові позиції або, можливо, знадобиться теперішні позиції, щоб роз'яснити їхні ролі та очікування. Оцініть, чи ваші нинішні співробітники володіють навичками та можливостями для задоволення нових ролей та вимог. Якщо ні, то потрібно розробити план навчання, щоб підняти їх на швидкість або створити нові місця для заповнення порушення.
Плануйте стратегію реалізації. Розробити часові рамки для встановлення цієї нової структури. Уточнити, хто в новій відомчій структурі має владу прийняття рішень. Напишіть нову організаційну схему та опис посади, щоб роз'яснити вашим співробітникам, які саме очікування. Якщо вам потрібні додаткові кадри, скористайтеся описами позицій, щоб допомогти вам у правильному напрямку.
Співпрацюйте з відділом кадрів для планування переходу. Визначте, чи є позиції в іншому місці компанії для тих, хто звільнений від реструктуризації відомства. Якщо реструктуризація призведе до звільнень, дотримуйтесь встановлених процедур, щоб забезпечити відсутність упередженості у рішеннях.
Спілкуйтеся з працівниками. Ваші співробітники, ймовірно, розглядатимуть реструктуризацію як засіб зменшення кількості працівників, тому працівники можуть бути скептично налаштовані на реструктуризацію. Зберігаючи їх у циклі, ви обидва зменшуєте вплив млина чуток і даєте їм впевненість у тому, що є інший план, ніж просто скорочення штатної кількості працівників.
