Якщо ви замовляєте товари, подаєте заяву на посаду, запитуєте кошти, висловлюєте вдячність або скаржиться, коли ви маєте справу з організацією, ви повинні написати діловий лист. Ви повинні дотримуватися встановлених процедур і включати необхідні компоненти в кожному листі, який ви пишете. Почніть з аркуша бланку, що містить адресу вашої організації. Крім того, ви можете створити свій особистий заголовок, який містить ваше повне ім'я, адресу, поштовий індекс, номер телефону та адресу електронної пошти.
Дата
Залиште принаймні один порожній рядок між бланками або заголовком і датою. Використовуйте американський формат дати, наприклад, 23 травня 2011 року, коли ви пишете в організації в США. Не використовуйте такі індекси, як 2-й. Можна зліва вирівняти дату або вкладку до центральної точки і ввести дату.
Внутрішня адреса
Внутрішня адреса або адреса одержувача починаються на один дюйм (три порожні рядки) нижче дати. Він завжди вирівнюється ліворуч. Двічі перевірте написання імені одержувача та поштової адреси. Включіть особисту назву, наприклад, містера, пані, доктора, пані або міс, та бізнес-титул, такий як директор з маркетингу. Якщо ви не впевнені в тій чи іншій назві, телефонуйте адміністратору в організації.
Привітання
Залиште порожній рядок після внутрішньої адреси. Якщо ви знаєте одержувача, ви можете скористатися її ім'ям, наприклад, Dear Mary. В інших випадках використовуйте її особисту назву та прізвище, наприклад: Дорога пані Джонсон. Якщо ви не впевнені щодо статі одержувача, використовуйте повне ім'я. Ви можете включити кому або двокрапку після привітання або пропустити будь-яку пунктуацію.
Тіло
Залиште порожній рядок після привітання. Один пробіл і ліворуч вирівнюють абзаци в тілі листа. Більшість листів містить принаймні три абзаци. У першому пункті введіть мету листа. Якщо ви відповідаєте на оголошення про роботу, назвіть позицію та визначте її джерело. Наприклад, ви могли б написати "Посада Директора з маркетингу рекламується онлайн точно описує мої навички і здібності".
Другий і третій пункти містять конкретні деталі, які підтримують цю мету. Наприклад, якщо ви скаржилися на продукт або послугу, вкажіть дату придбання, номер рахунка-фактури та причину вашого незадоволення.
Використовуйте останній абзац, щоб повторно вказати мету та очікувану відповідь. Наприклад, writie "Будь ласка, зв'яжіться зі мною особисто, якщо у вас є які-небудь питання або коментарі щодо нашої нової лінійки продуктів. Я з нетерпінням чекаю, щоб задовольнити ваші потреби в бізнесі протягом багатьох років". Залиште порожній рядок між кожним абзацом.
Закриття
Залиште порожній рядок після останнього абзацу листа. Завершіть лист з відповідним додатковим закриттям, наприклад, З повагою, з вами, або з вами. Якщо двокрапка або кома слідкують за вітальним словом, включіть кому після закриття. Залишіть три-чотири порожні рядки для підпису. Завершіть машинописну підпис і назву, наприклад, Джон Стюарт, менеджер з продажу.
