Збереження належного документообігу, щоб допомогти вашому бізнесу працювати безперешкодно, може допомогти вам уникнути аудиту доходів наприкінці року. Якщо ви зіткнетеся з аудитом доходу, хоча, належним чином оформлені документи можуть полегшити процес. Збереження всіх квитанцій на купівлю, витрати, пожертвування та виписки з банківського рахунку разом з будь-якими поданими податковими розширеннями може допомогти вам у процесі аудиту.
Валові доходи
Валові надходження отримуються від продажу ваших товарів або послуг. До них відносяться касові каси, банківські вклади, квитанції, рахунки-фактури, квитанції про отримання кредитної картки та будь-які 1099-MISC, які ви сплатили позаштатним контрагентам. Зберігання цих документів необхідне для того, щоб допомогти вам подати податки пізніше, щоб показати прибуток для вашого бізнесу. Прийнятні альтернативи для Служби внутрішніх податків (IRS) під час аудиту, якщо у вас немає квитанції, наприклад скасований чек, - це виписка з фінансової установи з номером чека, сумою чека, назвою одержувача платежу та датою розміщення фінансовою установою. Якщо платіж здійснено електронним переказом коштів (EBT), у звіті повинно бути вказано ім'я одержувача, суму та дату, коли сума була передана вашою фінансовою установою. Для кредитних карток у звіті повинна відображатися сума, що стягується, ім'я одержувача платежу та дата обробки транзакції.
Покупки та витрати
Будь-яка купівля бізнесу повинна супроводжуватися квитанцією у вигляді платіжних карток, оплачених рахунків, скасованих чеків та касових квитанцій. Витрати - це покупка, яку робить ваш бізнес, який не перепродається як товар або послуга, наприклад, офісні меблі або комп'ютери. Зберігайте всі ці квитанції в місці, де ви зможете негайно отримати доступ до них.
Виписки банківських рахунків
Виписки з банківського рахунку за фінансовий податковий рік слід подавати з вашими валовими надходженнями, закупівлями та витратами. Заяви підтримують те, що бізнес виплачується і береться за податковий рік. Фіскальний податковий рік - 12 послідовних місяців, які закінчуються в останній день будь-якого місяця, крім грудня.
Повернення податку на заробітну плату
Потрібно також сплатити суму, яку ви сплатили працівникам як чеки або прямі депозити. Повернення податку на заробітну плату повинно включати будь-які федеральні та місцеві податки, а також бухгалтерський облік будь-яких утримань на рахунку вибуття. Співробітники податку на заробітну плату повинні зберігатися принаймні чотири роки, що є необхідною тривалістю часу в IRS.
Облік
Ведення обліку, запропоноване IRS, включає ведення ділової чекової книжки, щоденний і щомісячний звіт про ваші грошові надходження, журнал або журнал про будь-які виплати чеків, будь-які компенсації працівників і аркуш амортизації. Інший відгук IRS полягає в тому, щоб зберегти вашу ділову чекову книжку окремо від вашої особистої чекової книжки. Це робиться для того, щоб зберегти особисті витрати окремо від бізнес-витрат. Тримайте всі записи для вашого бізнесу принаймні мінімальну суму, необхідну для IRS, і всі ваші раніше подані податкові декларації.
Працівники
Ведення обліку всіх ваших співробітників, як минулих, так і сучасних, з їх номерами соціального страхування, контактною інформацією та їхніми формами I-9 та W-4 є вимогою IRS. Форма I-9 підтверджує, що працівник має право працювати в Сполучених Штатах. Форму W-4 заповнюють для Сертифіката за вирахуванням дотації працівника, який дозволяє оцінити, скільки потрібно утримувати заробітну плату працівника від графіка на формі.
