Часто економічно ефективним для роботодавця є прохання співробітників керувати своїми автомобілями, коли вони працюють, а не інвестувати в транспортні засоби, що належать компанії. Однак це накладає витрати на працівника. Організації часто сплачують відшкодування пробігу, щоб залучити і зберегти хороших працівників. Наступні рекомендації з внутрішньої податкової служби для відшкодування експлуатаційних витрат автомобіля на основі пробігу забезпечують роботодавця та працівника значними податковими пільгами.
Основи відшкодування пробігу
Щорічно IRS публікує оновлену стандартну ставку для відшкодування податку, що відшкодовується. Ставка відображає середню вартість роботи транспортних засобів, таких як автомобілі, мікроавтобуси та позашляховики. Наприклад, стандартна ставка на 2015 рік становить 57,5 центів за милю. IRS встановлює ставку на рівні, що охоплює не тільки бензин, але і нормальні експлуатаційні витрати, включаючи страхування, ліцензії та обслуговування. Роботодавці можуть відстежувати фактичні витрати на транспортні засоби, але, як правило, не використовуються, оскільки використання стандартної ставки робить додаткове ведення обліку непотрібним. Стандартна ставка не охоплює такі предмети, як паркування або плата за проїзд. Роботодавці можуть відшкодувати ці витрати як бізнес-витрати, але вони повинні оброблятися як окремі елементи.
Дозволені ділові подорожі
Роботодавці можуть платити лише від сплати податків, звільнених від проїзду, для водіння, пов'язаного з роботою. Це означає, що працівник не може виконувати особистих доручень і продовжує претендувати на поїздку як на бізнес. Наприклад, поїздка на зустріч з клієнтами підлягає відрахуванню, але прийом побічної поїздки, щоб зробити персональний банківський депозит, не є. Крім того, водіння між роботою і домом кожен день не підлягає відрахуванню подорожі. Іноді роботодавці передплачують пробіг, особливо для тривалих ділових поїздок. Коли це буде зроблено, працівник повинен повернути будь-яку невикористану суму.
Відстеження ділових поїздок
Вимоги до документації відшкодування пробігу IRS прості, коли використовується стандартна ставка. Це пояснюється тим, що стандартна ставка покриває всі звичайні експлуатаційні витрати, тому роботодавець не зобов'язаний стежити за такими витратами, як газ і ремонт. Працівник повинен надати запис про поїздки, пов'язані з роботою. Зазвичай вони зберігають журнал пробігу і повинні регулярно розсилати його для відшкодування. Кожен запис журналу повинен включати початкові та кінцеві показання одометра. Записи також повинні надати короткий опис мети і призначення поїздки.
Відшкодування та податки
Якщо роботодавець платить працівникові більше допустимої суми, це перевищення є оподатковуваною компенсацією і повинно перейти на W-2 працівника як такого. Інакше, відшкодування пробігу - це відрахування ділових витрат для роботодавця. Працівник не має жодних податкових зобов'язань щодо відшкодування збитків у розмірі до стандартної ставки, і гроші не повідомляються як компенсація на W-2. Коли роботодавці вирішують сплатити меншу суму, працівники можуть списати різницю на їх податкових деклараціях.
