Служба внутрішніх податків дозволяє платникам податків відраховувати витрати, пов'язані з використанням автомобіля або вантажівки у комерційних цілях. Хоча ви можете обрати, щоб списати фактичні витрати на використання транспортного засобу для бізнесу, більшість людей обирають прийняти стандартну відрахування пробігу, яка в 2014 році становила 56 центів за милю. Але ви не можете просто здогадатися про свої бізнес-милі. IRS вимагає, щоб ви зберігали записи, щоб довести, що милі, які ви утримуєте, є точними і справді для ділових цілей.
Вимоги IRS
Положення IRS для платників податків, які вирішили вирахувати стандартну швидкість пробігу, вимагають журналу, що показує "пройдені милі, призначення та бізнес-цілі". Ви не включаєте цей журнал з податковими формами, які ви подаєте наприкінці року, але ви повинні зберігати його як доказ, якщо IRS ставить під сумнів вирахування вашої пробіг, або якщо ви коли-небудь перевіряли. Ваш журнал повинен містити достатньо інформації, щоб задовольнити аудитора. Наприклад, якщо ви записуєте, що 12 січня, ви проїхали 9 миль до зустрічі з клієнтом, будьте готові довести, що відстань насправді було 9 миль. Ваша заявлена мета повинна включати достатньо деталей для аудитора, щоб визначити, що це була законна робоча поїздка.
Милі ви можете відняти
IRS також визначає, що він вважає відрахуванням пробіг для бізнесу. Наприклад, ви не можете відняти милі між вашим будинком і місцем вашого бізнесу. Але можна відняти відстань між двома різними місцями бізнесу. Ви можете відняти пробіг між Вашим офісом і офісами клієнтів, яких Ви телефонуєте, навіть якщо Ваш офіс знаходиться у Вашому домі. Якщо ви подорожуєте на конференцію або зустріч, або для проведення семінару, який принесе користь вам у вашому бізнесі, це вважається діловим відрахуванням. Якщо ваша поїздка поєднує в собі як ділові, так і особисті цілі, ви можете відняти тільки ділову частину поїздки. Наприклад, якщо ви їдете до поштового відділення, щоб надіслати документи клієнту, а потім зупинитися в продуктовому магазині, щоб забрати вечерю, ви можете відняти лише пробіг, пов'язаний з поїздкою, до поштового відділення, а не до продуктового магазину.
Електронні записи
Програми для смартфонів, планшетів і персональних комп'ютерів автоматизують відстеження пробігу бізнесу. Такі програми дозволяють заповнювати ключову інформацію, таку як пункт призначення та мета вашої поїздки, і вони обчислюють пробіг. Багато з цих програм дозволяють експортувати дані в електронну таблицю. Ви також можете встановити програмне забезпечення глобального позиціонування у вашому автомобілі, щоб відстежувати весь ваш пробіг. Але, як відзначає стаття про відстеження програмного забезпечення New York Times 2006 року, програмне забезпечення може бути чутливим до збоїв та апаратних збоїв, тому регулярне резервне копіювання даних має вирішальне значення.
Письмові записи
Один з найпростіших способів відстеження пробігу - це зберегти письмовий журнал у вашому автомобілі - у блокноті або у формі журналу пробігу, яку ви друкуєте з вашого комп'ютера або купуєте в магазині офісного постачання. Розвивайте звичку записувати початкові та кінцеві показання одометра кожного разу, коли ви використовуєте свій автомобіль для бізнесу, а також відзначаєте ділову мету поїздки. Заповніть інформацію для кожної поїздки і загальну кількість миль наприкінці року. Ви також можете використовувати іншу документацію, наприклад, роздруківку напрямків руху або карти, як додаткове резервне копіювання для відрахувань за пробігом.
